Кез-келген құжаттарды мұрағатқа беру No125-F3 «Ресей Федерациясындағы мұрағат ісі туралы» Федералдық заңмен реттеледі. Құжаттар дайындалуы, сипатталуы, толтырылуы және нөмірленуі керек. Бұл іс тоқтатылған күннен бастап 12 ай ішінде жасалуы керек.
Қажетті
- - папка;
- - байланыстырушы;
- - қарапайым қарындаш;
- - құжаттық тізімдеме;
- - тауарлық-материалдық құндылықтарды беру.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттарды мұрағатқа өткізу үшін оларды ретімен орналастырыңыз. Ұя салу тәртібі хронологиялық тәртіпте болуы керек. Мысалы, егер сіз қылмыстық істі сілтеп отырған болсаңыз, онда бірінші парақта сот бұйрығының көшірмесі, екіншісінде алдын ала шешім, ал келесіде оның аяқталуынан бастап тергеу болады. Егер сіз кадрлар бөлімінен құжаттарды мұрағатқа өткізсеңіз, онда бірінші парақ - жұмыстан босату туралы өтініш, екіншісі - жұмыстан босату туралы бұйрық, үшіншісі - барлық құжаттар аяқталған күннен бастап ретімен.
2-қадам
Барлық парақтарды орналасу реті бойынша бірінші нөмірден бастайды. Нөмірлеуді қарапайым қарындашпен жасаңыз, бірақ анық. Құжаттарға тізімдеме жасаңыз, соңында қанша сан мен парақ алғаныңызды жазыңыз, өз қолыңызды қойыңыз, тізімдеме жасалған күні, ұйымның мөрі, басшының қолы.
3-қадам
Барлық парақтарды байланыстырғыш затпен бекітіңіз, үстіне түгендеу қойыңыз. Папкаға сіз өзіңіздің істі өткізетін азаматтың тегі мен әріптік кодын және архивке құжаттарды тапсырған жылды қойыңыз. Іс аяқталған жыл бірдей болуы керек.
4-қадам
Әр іс үшін бөлек папка жасаңыз немесе бір жылдағы барлық жағдайларды бір үлкен папкаға салыңыз және код пен әріп кодына жалпы жазба жасаңыз, яғни тек фамилиясы бірдей әріптен басталатын азаматтардың жағдайлары бір папкаға салу. Бірақ егер сіз бір құжатты бір үлкен папкаға толтырсаңыз, онда жалпы парақтар саны 250-ден аспауы керек.
5-қадам
Істерді мұрағатқа өткізбес бұрын, тасымалдау тізімдемесін жасаңыз. Түгендеудің бірінші бағаны барлық жағдайлардың реттік нөмірлерін енгізуге арналған, екіншісі номенклатура бойынша көрсеткіштерге арналған. Үшінші бағанға барлық айдарлардың атын, төртіншісіне - беру күнін, бесіншіден - парақтардың санын, алтыншыдан - мұрағаттағы іс бойынша белгіленген сақтау мерзімдерін, жетінші бағанға, барлық толықтырулар мен жазбаларды енгізіңіз. Көбінесе, жетінші баған қандай да бір себептермен құжаттарда парақтар жоқ болса немесе оларды дереу құжаттық тізімдемеге қате енгізіп, өзгертулер енгізген жағдайда толтырылады.
