Құжаттарды дұрыс сақтау іс жүргізудің маңызды элементі болып табылады. Қағаздарды мұрағатқа жібермес бұрын оларды жыпылықтау керек. Ол үшін істерді мұрағаттаудың негізгі ережелерін білуіңіз керек.
Бұл қажетті
- - сұмдық;
- - ине;
- - қатал жіп;
- - желім.
Нұсқаулық
1-қадам
Қара парақты қарындашпен барлық парақтарды нөмірлеңіз. Нөмір жоғарғы оң жақ бұрышқа орналастырылған. Құжаттарды ең ескісінен бастап хронологиялық тәртіпте орналастырыңыз. Егер құжаттар тіркелген конверттер болса, онда сіз конвертті, содан кейін ондағы әрбір құжатты нөмірлеуіңіз керек.
2-қадам
Барлық қағаз қыстырғыштарын және басқа металл бөлшектерін алыңыз. Егер сіздің құжатыңызда маржа болмаса, оған қағаз парағын жабыстырыңыз. Барлық қағаздарды тігу үшін төрт пункцияны негізге алып, оларды картон қақпағына орналастыру арқылы дайындаңыз.
3-қадам
Құжаттардың бумаларын қысқышпен қысып, шнурмен тесіп немесе құжаттарды тігуге арналған арнайы қондырғымен бұрғылау керек. Қысқыштарды алмай, қағаздарды ұзын инемен, өрім жіппен, шпагатпен немесе таспамен тігіңіз.
4-қадам
Дұрыс тігу үшін инені артқы жағынан қатарынан екінші болатын тесікке жіберіп, инені артқы жағымен өткізіп, екінші тесікке қайта оралу керек. Осыдан кейін инені алдыңғы жағына шығарып, екінші тесікті тігу керек, бірақ жоғарыдан. Жіпті артқы жағынан шығарып, оның екі ұшын жіптің құйрықтарын қағазбен (калька қағазымен) тығыздау үшін бекітеді.
5-қадам
Жіптерге желімделген қағазға ұйымның мөрі қойылады, лауазымды адамдар (директор, бас есепші) де қол қояды. Картоннан жасалған қаптамада бумада жазылған құжаттар тізімдемесі желімделеді. Онда ұйымның атауы және оның құрылымдық бөлімшесі көрсетіліп, күні қойылуы, құжаттардың сақталу мерзімі және мұрағат коды көрсетілуі керек, егер ол сіздің ұйымыңызда қабылданса.
