Мұрағатқа тапсыру үшін құжаттарды тіркеу жыл соңынан кейін жүзеге асырылады. Осылайша, құжаттар сақтауға белгіленген ережелерге байланысты дайындалады. Сақтау уақытына, сондай-ақ құжаттардың құндылығына байланысты істер толығымен немесе оңайлатылған жүйе бойынша толтырылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Уақытша сақтау құжаттарына арналған істердің тізімін жасаңыз (қоса алғанда 10 жылға дейін). Істің қалыптасу дұрыстығын тексеріңіз (тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттар бар ма). Істерді папкаларға қалдырыңыз, олар істер номенклатурасына сәйкес жүйеленуі керек және оларды нөмірлеудің қажеті жоқ. Істер мұрағатқа істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.
2-қадам
Ұзақ мерзімді сақтау жағдайлары үшін (10 жылдан астам) мыналар жүзеге асырылады:
1. Корпусты байлау (қатты қапшыққа оралған немесе төрт тесікке мықты жіппен қапталған немесе байлап қоюға болады).
2. Парақтарды нөмірлеу (жоғарғы оң жақ бұрышта қара графит қарындашпен, құжат мәтініне қол тигізбестен жүзеге асырылады).
3. Сертификаттау жазуын рәсімдеу (қанша парақ жиектелгенін, зақымданулардың бар-жоғын, қолы мен күнін көрсетіңіз).
4. Құжаттардың ішкі тізімдемесін құру (ерекше құнды құжаттары бар істер үшін, жеке, сот және тергеу істері және т.б.). Түгендеу соңында іс бойынша құжаттардың саны мен тізімдеме парақтарының санын көрсетіңіз.
5. Іс мұқабасының барлық деректемелерін тіркеу (мекеменің атауы, құрылымдық бөлімше, істің кеңсе индексі, істің тақырыбы, істің сақталу мерзімі).
3-қадам
Тұрақты немесе ұзақ сақталатын құжаттарға тізімдеме жасаңыз. Ол жеке істің нөмірін қамтуы керек, сондай-ақ оның тақырыбында оның мазмұны мен құрамын ашып көрсетуі керек. Түгендеуде істің сақталу мерзімі де көрсетілуі керек. Істердің санын және бірінші және соңғы істердің санын, қолы мен күнін көрсетіңіз. Кадрлық істер бойынша жеке тізімдеме жасалады.
4-қадам
Дайындалған файлдарды мұрағатқа тапсырыңыз. Сіздің қатысуыңыздағы мұрағат қызметкері номенклатура немесе тізімдемеге сәйкес істердің санын тексереді, растау жазуын жасайды, жетіспейтін істердің нөмірлерін белгілейді, істерді қабылдау және тапсыру күнін белгілейді. Түгендеу істерді қабылдау мен қабылдауды жүзеге асырған адамдардың қолдарымен расталады.
