Мұрағат жұмысының орасан зор және жеке саласы болып, оларды ұйым мұрағатына тапсыру үшін құжаттарды дайындауға қатысты мәселелер саналады. Сондықтан олар байыпты назар аударуға лайық, өйткені құжаттармен жұмыс жасаудың осы кезеңінде әр түрлі әдістемелік және практикалық қателіктер жиі жіберіледі, бұл болашақта архив жұмысында жағымсыз салдар тудыруы мүмкін.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттарды мұрағатқа өткізуге байланысты барлық жұмыстар, оның ішінде кадрлық құжаттар, әдетте, келесі кезеңдерге бөлінеді: - ең алдымен, қазіргі өндірісте және ол аяқталғаннан кейін құжаттарды қалыптастыруды жүзеге асыру қажет;
- істер қалыптасқаннан кейін олар барлық белгіленген ережелерге сәйкес рәсімделуі керек;
- содан кейін құндылық сараптамасын өткізіп, архивтік сақтауға дайындаңыз;
- ұйым мұрағатына өткізілген барлық құжаттарға түгендеу жүргізу;
- соңғы кезеңде ресми құжаттарды ұйымның мұрағатына өткізіңіз.
2-қадам
Біріншіден, сіз жеке құрамға қатысты құжаттардың дұрыс қалыптасуын белгілі бір кешендерде, яғни жағдайларда жүргізуіңіз керек. Арнайы папкаларда мұндай ресми қағаздар оларды сақтау үшін бөлінген әр түрлі уақыт шектері бар персоналға компания қызметкерлері қызметінің әр түрлі аспектілері бойынша тапсырыстар түрінде жасалуы керек. Бұл кезең міндетті түрде орындалуы керек, өйткені жеке құрамға қатысты бұйрықтардың кейбір бөлігі тек жұмыс орнына қатысты мәселелерге, сондай-ақ қызметкерлерге үстеме ақы төлеуге және жұмыс орнына ауысуға арналған. Қағаздың бұл түрі кәсіпорын мұрағатында кем дегенде жетпіс бес жыл сақталуы керек. Сонымен қатар, жеке құрамына қатысты бұйрықтардың көпшілігі компания қызметкерлерінің жедел мәселелерін көрсетеді: іссапарға, кезекшілікке, демалысқа және т.б. Мұндай құжаттар бес жыл бойы сақталуы керек. Іздеуді жеңілдету және әр түрлі жағдайларда жұмысты жеңілдету үшін бес жылдық және жетпіс бес жылдық кезеңдегі құжаттар жасалуы керек.
3-қадам
Кәсіпорын жұмысшылары мен барлық қызметкерлердің жалақы туралы мәліметтерге қатысы бар жеке шоттарын алфавиттік тәртіппен дұрыс қалыптастыру қажет. Жеке папкалардағы барлық құжаттар келіп түскен күнге сәйкес хронологиялық тәртіпте орналасуы керек. Сондай-ақ, папкада орналасқан барлық құжаттарға архивтік тізімдеме жасау қажет, онда мынадай мәліметтер болады: - қағаз атауы;
- тізімдемеге енгізілген қағаздың реттік нөмірі;
- құжаттағы парақтар саны;
- құжаттың күні мен нөмірі (қажет болған жағдайда);
- жеке іске енгізілген қағаз парақтарының жиынтық жазбасы;
- Ескерту.
