Меншіктің кез-келген түріндегі кәсіпорында белгілі бір қағида бойынша жүйеленген әртүрлі типтегі қағаздар жиынтығы түрінде өзіндік жұмыс процесі болады. Меморандум жобаны жасау кезінде ерекше назар аударуды қажет етеді.
Жадынама дегеніміз не?
Меморандум түріндегі іскери қағаз ақпараттық және ұсынымдық сипатта болады. Ол тікелей бастыққа немесе ұйым басшысына беріледі. Меморандум басшылықтың нұсқауы бойынша және қызметкердің бастамасымен жасалуы мүмкін.
Құжат нақты мәселеге қатысты нақты фактілерден тұрады. Көп жағдайда жадынама қызметкердің жазбаша түрде берілген субъективті пікірі болып табылады. Кейде кәсіпорында болып жатқан оқиғаларды ескере отырып, менеджер бағыныштылардың алдағы әрекеттерін реттеу үшін олардың пікірлерін білуі өте маңызды. Қызметкерлерден өз ойлары мен ұсыныстарымен толықтырылған егжей-тегжейлі жауап құрастыруға міндетті.
Есептердің тақырыбына келетін болсақ, ол әр түрлі болуы мүмкін: бір реттік ақпарат беруден мерзімді есеп беруге дейін. Түсіндірме және қызметтік жазбалардан айырмашылығы, жаднама кәсіпорын ішінде қолданылуы мүмкін немесе жоғары тұрған орган үшін есеп беру құжаты рөлін атқаруы мүмкін.
Құжатты ресімдеудің себебі
Кәсіпорынға зиян тигізуі мүмкін бақылаудан тыс процесс нәтижесінде жаднама жасалады. Дәл сол кезде қызметкер барлық ақпаратты басшылардың назарына жеткізе алады. Мысалы, бұл жауапты адамның бірнеше рет қатыспауы немесе жоспарланған мақсаттардың орындалуын ескермеуі болуы мүмкін, бұл, әрине, бүкіл кәсіпорынның жұмысына теріс әсер етуі мүмкін. Жалпы, құжат қазіргі кезде басшылықпен жүзеге асырылып жатқан ішкі саясаттың өзгеруіне сигнал болуға арналған.
Жадынаманы қалай дұрыс құруға болады
Әдетте құжат бірнеше бөліктен тұрады. Біріншіден, жадынаманы жазуға себеп болған себепті нақты тұжырымдау қажет. Онда нақты жағдай көрсетілген және фактілер келтірілген. Содан кейін болып жатқан оқиға туралы өз пікіріңізді білдірген жөн. Сонымен бірге, жағдайды жан-жақты талдап, мәселені шешудің өзіндік жолын ұсыну қажет.
Болған оқиғаның тақырыбын сақтай отырып, барлық ақпарат жеткілікті түрде қысқаша ұсынылуы керек. Шындықтың бұрмалануы және дәлелдемелік негізде жоқ болжамдардың көрінісі жол берілмейді.
Құжат А4 форматты параққа қондырғы атауының сол жақ жоғарғы бұрышында міндетті түрде көрсетіліп орналастырылады. Жоғарғы оң жақта сіз жазбаның адресаты туралы ақпаратты орналастырғаныңыз жөн. Сәл төменде қызыл сызықтан бастап құжаттың атауы және оның нөмірі, сондай-ақ құрастырылған орны үлкен әріптермен жазылады.
Содан кейін, ақпарат жеткілікті еркін нысанда баяндалады, ол құжатты дайындаған қызметкердің қолымен расталады.
Жаднаманы жібермес бұрын, жоғарыда аталған барлық жағдайлардың шындығын мұқият тексеріп алған жөн.
