Маңызды құжаттама - келісімшарттар, шот-фактуралар, актілер - компанияда ұзақ уақыт сақталуы керек. Кейбір бағалы қағаздар үшін бұл мерзім бес, тіпті он жылды құрайды. Құжаттар мыжылып қалмас үшін немесе жоғалып кетпес үшін, олар дұрыс толтырылып, архивтелуі керек.
Қажетті
- - папкалар - байланыстырғыш;
- - мөлдір файлдар - қалталар.
Нұсқаулық
1-қадам
Шарт жасасу үшін оған барлық мүдделі тараптар қол қойғанша күтіңіз. Екі жақтың бас директорларынан қол қойыңыз және олардың мөрлерін қойыңыз. Содан кейін құжаттың көшірмелерін жасаңыз және оларды қатысушылардың бәріне таратыңыз.
2-қадам
Келісімшартқа нөмір беріңіз. Онда сандар мен әріптер болуы керек. Мысалы, 123-AB. Құжатқа қол қойылған нөмірді салыңыз.
3-қадам
Келісімшарт журналын жасаңыз. Онда құжаттың нөмірін, қол қойылған күнді және ол тиесілі заңды тұлғаны енгізіңіз. Сандар келісімшарттың жасалған уақытына байланысты бірінен соң бірі ретімен жүруі керек.
4-қадам
Егер серіктестікте бірнеше заңды тұлғалар болса, әр келісімшарт журналының жеке болуы керек. Бұл шатасудан аулақ болады.
5-қадам
Келісімшартты жеке файлға салыңыз. Егер бірнеше келісімшарттар болса, бәрін бір қалтаға салыңыз. Бұл құжаттарды салыстыруды және қажет болған жағдайда оларды табуды жеңілдетеді.
6-қадам
Файлды түптеуішке салыңыз және арнайы ұстағыштармен бекітіңіз. Мұны тығыз толтырмаңыз, құжаттар мыжылып қалады. Папканың омыртқасына құжаттар сақталатын заңды тұлғаны, сондай-ақ олар қол қойылған жылы жазыңыз.
7-қадам
Үш жыл өткеннен кейін келісімшарттары бар папкаларды қоймаға жіберуге болады. Оларды картон қораптарға бүктеп, ылғал жетпейтін жерге қойыңыз. Қаптамада сонымен қатар құжаттар қатысты заңды тұлға және келісімшарттар жасалған жыл көрсетіледі.
8-қадам
Шоттар мен актілер келісімшарттар сияқты толтырылады. Бірақ құжаттардың қағаз тізілімінің орнына электронды болғаны дұрыс. Мысалы, «1С: бухгалтерлік есеп» бағдарламасында. Сіз оны мына жерден тегін жүктей аласыз: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Бұл сізге барлық бағалы қағаздардың есебін жүргізіп қана қоймай, олармен әр түрлі операцияларды жүргізуге - қосымша көшірмелерді басып шығаруға, қателерді түзетуге және т.б.
