Мұндай «іскери әдет-ғұрып» ұғымы бар. Осы ауқымды анықтамаға сәйкес - ресми дәстүрлі іскерлік қатынастар аясында қабылданған барлық дәстүрлер. Ресми хат-хабарлар іскерлік өзара іс-қимылдың негізгі механизмдерінің бірі болып қала береді. Шенеуніктер, кәсіпкерлер және қоғамдық ұйымдар жалпы ережелер бойынша дайындалған хабарламалар арқылы байланысады.
Жазудың себебі
Ресми өтініш жасауға дайындық кезеңі қаншалықты қызықсыз және елеусіз болып көрінгенімен, оны елемеуге болмайды. Құжатты дайындау себебі нақты тұжырымдалуы керек.
Ресми хат жасамас бұрын адресатты нақты анықтау керек. Хабарламаның тақырыбын анықтағаннан кейін, бұл мәселе адресаттың құзыретіне кіретіндігін тексеру қажет. Егер күмәндансаңыз, құзыреттілік мәселесін ұйымның нормативтік құқықтық актілері мен басқа да нормативтік құжаттарында тексерген дұрыс.
Сұрау түрі
Тақырып пен адресат анықталғаннан кейін, өтініштің түрі туралы ойлану керек.
Ресми хат қажет болған жағдайда жазылуы керек:
- Бұл туралы адресатқа хабарлаңыз. Көбінесе, ақпараттық бюллетеньдер төменгі деңгейдегі алушылардан жоғары деңгейдегі алушыларға жіберіледі;
- Адресатпен тест арқылы хабарласыңыз, ол одан әрі қарайғы әрекеттерді болжайды. Сондықтан олар не жоғары тұрған адамға, не тең дәрежелі адамға жүгінеді;
- Тапсырма беріңіз. Адрестің бұл түрі тек бағыныштының адресі үшін жарамды.
Билік органдарына, кәсіпорындарға немесе басқа құрылымдарға хабарласатын жеке адамдар көбінесе сұраныс-сұраныс нысанын қолданады.
Ресми шағым нысаны
Ресми-іскерлік өзара әрекеттесудің қатал шарттары өтініштің мазмұнын мазмұннан төмен етпейді. Хат адресатқа жетуі үшін және кеңсе лабиринттерінде адасып кетпеуі үшін, ол барлық ережелерге сәйкес рәсімделуі керек.
Ұйымдар ресми бланкіге хаттар жасайды, шығыс нөмірін тағайындайды және күнін көрсетеді. Шағымдану мәселелерін жедел түсіндіру үшін мердігердің толық аты-жөні мен байланыс деректерін көрсету маңызды. Олар төменгі колонтитулдағы хаттың соңғы парағында пайда болады.
Жеке тұлғалар өтінімдерді А4 бос парақтарына машинка түрінде, сирек жағдайда қолжазба түрінде жасайды.
Ұйымдар үшін өтініштің тақырыбында тек адресаттың лауазымы мен аты-жөні көрсетіледі, яғни. ресми нысанда өтініштің авторы және байланыс деректері көрсетілген. Жеке адамдар тақырыпты өзінің деректерімен, соның ішінде байланыс телефонының нөмірімен және жауап жіберілетін мекен-жаймен толықтыруы керек.
Сол жақта хаттың егжей-тегжейлері көрсетілген, ал үндеу тақырыбының астында: «Марапаттау туралы», «Ақпарат беру туралы», «Жеке кездесу туралы» және т.б.
Ресми өтініштің стилі
Ресми хат жазу үшін ресми іскери стиль қолданылады. Бұл стильдің негізгі қағидалары - жүйелілік, бірмәнділік және презентацияның айқындылығы. Іскери корреспонденцияларда, ауызекі сөйлеу тұжырымдамаларында, қара сөздерді және қара сөздерді айтпағанда, жергілікті тілді қолдану жол берілмейді. Ресми хат-хабарлардағы тіпті алаңдаушылық тудыратын оқиғалар да ешқандай эмоционалды бояусыз бейтарап тонмен берілуі керек.
Сөйлемдер мен абзацтардың нақты және логикалық құрылымын сақтау жақсы тәжірибе болып табылады. Бұл оқырманның ақпаратты қабылдауын едәуір жеңілдетеді.
Ресми өтініштің құрылымы
Ресми хат үндеуден басталады: «». Осыдан кейін преамбула жалғасады, онда «неге шағым кімнің атынан және қандай себеппен жазылады» деген сұраққа жауап беру керек. Бұл келесідей болуы мүмкін:
«».
«».
Жалпыдан нақтыға қарай, ерекшелігін көрсететін түсіндірме бөлігі енгізіледі. Егер шағым жазылған болса - қақтығыстың хронологиялық мәні. Шақыру хаттарында түсіндірме бөлімінде іс-шараның орны, күні мен уақыты, оны ұйымдастырушылар және адресаттың қатысу формасы туралы ақпарат қамтылған.
Кез-келген ресми шағым өтініштің тікелей тізімімен аяқталады. Мысалы: «», «», «» және т.б.
