Компьютерлік технологиялар дәуірінде серіктестер қашықтан байланысып, жеке кездесулер мен келіссөздерге уақыт жоғалтпауды жөн көреді. Сондықтан, қазіргі заманғы менеджердің өмірінде жұмыс хат-хабарларының маңызы аз болуы ғажап емес. Оны дұрыс сақтау - әр кеңсе қызметкерінің міндеті.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіз жұмыста клиенттермен немесе жеткізушілермен сөйлесуіңіз керек болса, онда сіз, әрине, жиі ресми хаттар жазуға тура келеді. Бұл бір қарағанда көрінгендей оңай емес: іскери корреспонденция сіздің құзыретті серіктес ретіндегі беделіңізді сақтап қалу үшін айналып өту керек көптеген қиындықтарға толы. Егер іскери корреспонденция өнері курсын өту мүмкін болмаса, төмендегі ережелерді орындаңыз.
2-қадам
Ресми хат міндетті түрде тіркелуі керек. Оны құрастыруды бастамас бұрын жасаңыз және нөмірді оған берілген орынға салыңыз (әдетте, егер сол жақ жоғарғы бұрышта, егер компания логотипінің астында болса). Жоғарғы оң жақ бұрышта адресатты көрсетіңіз. Тақырыптан бастаңыз, содан кейін фамилияны қойыңыз (немесе хат бірнеше адамға арналған болса, тегі). Позициялар иерархиялық ретпен тізімделуі керек, яғни. алдымен келеді, мысалы, директор, содан кейін оның орынбасары, содан кейін қызметтер мен бөлімдердің басшылары.
Адресаттардың аттарының астында жіберушінің аты-жөні мен аты-жөнін көрсетіңіз. Ұмытпаңыз: бұл жағдайда «бастап» предлогы қолданылмайды; бұл жиі кездесетін қателіктердің бірі! Әрі қарай, хаттың тақырыбын және оның жасалған күнін көрсетіңіз. Хаттың тақырыбы осы құжатта не туралы айтылатынын анық көрсетуі керек; оны нақты және айқын түрде көрсетіңіз.
3-қадам
Хат мәтіні үндеуден басталады. Егер ол бір адамға арналған болса, онда аты мен әкесінің аты немесе балама түрде «тегіс Иванов мырза» деп қолданыңыз. Егер сіз адресатпен жеке таныс болсаңыз да, онымен «қысқа аяқпен» қарым-қатынаста болсаңыз да, хатта ешбір жағдайда таныстыққа жол бермеңіз. Есіңізде болсын, бұл ресми құжат, оны мұрағатқа тапсыру керек және оны бірнеше жылдан кейін де жұмыста пайдалануға болады.
Хат мәтінінің өзі түсінікті және түсінікті болуы керек. «Ағаш бойымен ойларды» таратпаңыз, хатты қажет емес мәліметтермен толтырмаңыз, белгілі фактілерді келтірмеңіз. Бүкіл мағынасын 4 сөйлемге құруға болатын құжатты оқып шығудың бос уақытын жоғалтудан гөрі ешнәрсе тітіркендірмейді, бірақ сіз 4 парақты оқып шығуыңыз керек. Ұсыныстарыңызды қысқаша және түсінікті түрде тұжырымдаңыз, егер сізге түсініктеме қажет болса, оларды қосымша түрінде орналастырыңыз және хатқа тіркеңіз.
