Жоспарланған істің, одан әрі ынтымақтастықтың және өтініштердің тағдыры көбіне іскери хаттың дизайны мен мазмұнына байланысты. Сіз бұл құжатты дайындап, оны өзіңіздің әлеуетті немесе қазіргі инвесторыңызға, серіктесіңізге жібересіз. Бұл адресат сізді қаншалықты байыпты қабылдауы керек екенін анықтайтын сенімхат рөлін атқарады. Бұл сіздің құзыреттілігіңіздің, сауаттылығыңыздың және өз ісіңізді қысқа және сенімді түрде ұсына білудің көрсеткіші. Іскерлік хаттарды олардың мазмұнына тәуелсіз ресімдеудің жалпы ережелері бар.
Нұсқаулық
1-қадам
Стандартты А4 форматындағы қағазға іскери хаттар жазыңыз. Егер сіз ұйымның атынан жазып жатсаңыз, онда оның аты-жөні, заңды мекен-жайы, электрондық поштасының мекен-жайы, факс нөмірлері және байланыс телефондары жазылған фирмалық бланкіні қолданыңыз. Мұндай хатты алғаннан кейін адресат сізбен ешқандай қиындықсыз байланыса алады.
2-қадам
Рамадан тыс құжаттың орналасуына, шеттерінің еніне, шегіністердің өлшемдеріне қойылатын талаптар ГОСТ Р 6.30-2003 көрсетілген. Оның айтуынша, сол жақтың ені 3 см-ге, ал оң жақта 1,5 см-ге тең болуы керек, іскери хаттар жазу үшін стандартты Times New Roman 12 қаріпін қолдану керек. Хат бірнеше параққа жазылған жағдайда парақтар нөмірленеді. Бірінші парақтың жоғарғы жағында хаттың тіркеу шығыс нөмірі және оны тіркеу күні көрсетілген.
3-қадам
Оң жақта хаттың тақырыбында лауазымның атауы, хат алушының тегі мен инициалдары, хат жіберілген ұйымның мекен-жайы көрсетілген. Сол жақта бөлек өрісте сіз хат тақырыбын көрсетуіңіз керек.
4-қадам
Іскерлік хатты «Құрметті мырза (ханым)» мекен-жайы бойынша бастау керек, содан кейін адресаттың аты мен әкесінің атын енгізу керек. Бірінші абзац стандартты тіркестерден басталуы керек: «Біз сіздердің назарларыңызды аударамыз», «біз сіздерге хабарлауға қуаныштымыз», «қазіргі уақытта» және т.б. Хат алушыға жүгінген кезде әрқашан сіз, сіз есімдіктерін бас әріппен жазыңыз. Бірінші абзацта жазбаша үндеуіңіздің мәнін қорытып, негізгі бөлімге өтіңіз.
5-қадам
Хабарды жеткізу үшін қысқа, оқуға жеңіл сөйлемдерді қолданыңыз. Мәтінді логикалық тұрғыдан бөлек абзацтарға бөліңіз. Қажет емес мәліметтерден аулақ болыңыз, бір параққа сыйып көріңіз.
6-қадам
Соңғы абзацты «жоғарыда айтылғандарға сүйене отырып» немесе «жоғарыда айтылғандарды ескере отырып» сөздерімен бастаңыз. Олардан кейін қорытындыңызды, өтінішіңізді, ұсынысыңызды айтыңыз.
7-қадам
Хатқа қосымша материалдар тіркелген жағдайда өтінімдердің нөмірлері мен олардың атаулары, парақтар саны көрсетілген тізімді көрсетіңіз.
8-қадам
Хатты өзіңіздің лауазымыңыздың аты-жөнімен, тегі мен инициалымен, қолы мен нөмірімен толықтырыңыз. Егер хат сіздің атыңыздан жазылған болса, онда парақтың төменгі жағында орындаушы тегі, инициалдары және байланыс үшін телефон нөмірін көрсетуі керек, егер адресатқа түсініктеме қажет болса.
