Егер сіз бір адамға емес, сіздің жұмыс тобыңыздың бірнеше мүшесіне хат жібергіңіз келсе, хаттың мазмұны әдеттегіден сәл өзгеше болуы керек. Сонымен қатар, іскери хат алмасу ережелерін сақтауды ұмытпаңыз.
Нұсқаулық
1-қадам
Пошта тізіміне қосқыңыз келетін әріптестердің тізімін жасаңыз. Барлық адресаттардың қазіргі мәселеге қатыстылығын тексеріңіз. Керісінше, сіз оның хатымен бір нәрсе туралы хабардар болуы керек адамды өткізіп жібере аласыз. Мүдделі тараптардың шеңберін зерттеңіз. «Адресат» өрісіне қай әріптесіңізді, кімді «Көшірме» өрісіне қоятыныңызды шешіңіз. Әдетте, тікелей орындаушылар «адресат» бағанында, ал процесті бақылайтын немесе оған жанама қатысатындар, сондай-ақ жай ғана мүдделі қызметкер «Көшіру» жолына жазылады.
2-қадам
Алушының аттарын қалай ұйымдастыруға болатынын ойластырыңыз. Егер сіздің компанияңызда осыған қатысты белгілі бір ережелер болса, сізге әлдеқайда жеңіл болады. Әйтпесе, олардың ретін әр түрлі тәсілдермен анықтауға болады. Мысалы, олардың фамилияларын алфавит бойынша орналастырыңыз. Үлкендік принципін қолдануға болады. Бірнеше хат алушының атына жазылған хатты тауып, оны қалай жасайтынын білген жөн. Сірә, бұл сіздің компанияңыздың айтылмаған стандарты.
3-қадам
Хабарламаның тақырыбын көрсетіңіз. Ол оның мазмұнын қысқаша көрсетуі керек. Осыдан кейін, хаттың негізгі бөлігіне өтіңіз. Іскери хат алмасу ережелерін сақтаңыз. Топқа сыпайы түрде сәлемдесіп, тақырыпқа көшіңіз.
4-қадам
Тек іс бойынша жазыңыз. Маңызды бөлшектерді жіберіп алмаңыз, бірақ «суды» да сұйылтпаңыз. Әріптестеріңіздің уақытын бағалаңыз. Егер сіздің хабарламаңыздың мәнін жақсы түсіну үшін басқа хат-хабарлардан хабардар болуыңыз керек болса, хаттың төменгі жағына дәйексөздер қойыңыз. Қоштасуды ұмытпаңыз және барлығына жұмыста жемісті күн тілеңіз.
