Ұйымның бас директорына хабарлама жазу қызметкер үшін азапқа айналмауы үшін іскери хат жазу ережелерін тәжірибеде қолдану жеткілікті, яғни хабарламаны толығымен бірнеше бөлікке бөлу және оларды дұрыс орналастырыңыз.
Нұсқаулық
1-қадам
Хатыңызды кімге жазғаныңызды көрсете отырып бастаңыз. Хабарламаны іскери хат алмасу кезінде әдеттегідей форматтаңыз. Құжаттың жоғарғы оң жағында менеджердің тегі, аты және тегі үш жолға жазыңыз, мысалы:
Бас директорға
«ИнтерсвязьКом» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі
Иванов И. И.
2-қадам
Хаттың адресаты кім екенін көрсетіңіз. Мұны хабарламаның алдыңғы бөлігінен оң жақта шегініс жасағаннан кейін жасаңыз. Сіз өзіңіздің лауазымыңыз бен тегіңізді инициалдармен белгілеуіңіз керек, мысалы:
Сату бөлімінің бастығынан
Есенина Е. Е.
3-қадам
Алдыңғы бөлімнен бірнеше жолды шығарыңыз, парақтың ортасында курсорды туралаңыз, хабарламаның сипатын көрсетіңіз. Сіз «Ескерту», «Ақпараттық хат» немесе «Түсіндірме жазба» жаза аласыз, бәрі сіздің ұйымның басшысымен қандай себептермен байланысуыңызға байланысты. Тақырыптан кейін нүкте қоюдың қажеті жоқ. Егер хат кез-келген сұранысқа қатысты болса, сіз директормен аты-жөні мен әкесінің аты-жөні бойынша құрметпен байланысуға болады.
4-қадам
Хаттың жазылу себебін түсіндіретін сөздермен бастаңыз, мысалы, «біздің келіссөздер барысында», «сіздің өтінішіңізге сәйкес» немесе «сіздің ұсыныстарыңыз негізінде».
5-қадам
Егер сіздің хатыңыз жабдық сатып алуға, жұмысшыны жетілдіруге немесе іссапарға баруға мүмкіндік беру туралы сұраныспен байланысты болса, хатты «мүмкіндікті қарастырыңыз …» деген сөйлеммен бастаған жөн.
6-қадам
Жағдайды айтыңыз, түсініктеме беріңіз, кесте немесе график жасаңыз, егер хаттың табиғаты қажет болса. Құжат денесінің туралануы парақтың еніне қойылуы керек. Әр жол шегініспен басталуы керек.
7-қадам
Хатқа қол қойыңыз, тегі көрсетілгенге дейін стандартты «құрметпен» қолданыңыз, содан кейін үтір қою керек.
8-қадам
Хаттың жазылған күнін және басылған құжатқа қол қоюды ұмытпаңыз.
9-қадам
Егер сіздің ұйымыңызда электрондық пошта байланысы болса, хатыңызды хабарламадан бастаңыз және барлық ақпаратты еркін түрде беріңіз.
