Іскери хат-хабардың күрделілігі көпшілікке таныс. Жабдықтаушыларға жазбаша үндеу жасағанда, бірде-бір бөлшекті назардан тыс қалдыруға болмайды. Жақсы жазылған хатта бұл кейде компаниямен қарым-қатынастың қаншалықты дамитындығына байланысты болады.
Бұл қажетті
- Компания туралы мәліметтер;
- адресат туралы мәліметтер;
- компанияның іскери хат-хабарлары туралы ережелері;
- жеткізілім шарты;
- Ресей Федерациясының заңнамасы (азаматтық кодекс).
Нұсқаулық
1-қадам
Жеткізушіге хат жазған кезде бірінші кезекте компанияның деректемелері көрсетілген мөртабан жазу керек. Бетсіз хат адресатқа ешқандай әсер етпеуі мүмкін. Ұйымның атауын дұрыс толтырыңыз, қажет болған жағдайда жеткізушімен байланысатын адамның бөлімі мен лауазымын жазыңыз. Ұйым туралы мәліметтер хаттың басында және соңында көрсетілуі керек. Заңды және жеке мекен-жайы, телефон нөмірі болуы керек. Сондай-ақ, бұл хат кімге бағытталғанын жазыңыз.
2-қадам
Ұйымдар арасындағы ынтымақтастық қандай құжаттардың негізінде жарамды екенін көрсетіңіз. Сондықтан адресат қажетті құжаттарды тез табады және хат мәтінінде не айтылғанын түсінеді.
3-қадам
Адресатқа құрметпен қараңыз, егер сіз оның аты мен әкесінің атын білсеңіз, онда хатта адресатты осылай атаған жөн. Хаттың мазмұнында сіздің үндеуіңіздің мәнін көрсетіңіз. Барлық қажетті мәліметтер егжей-тегжейлі, күндер мен фактілерде сипатталуы керек. Хаттарды жеткізушіден нақты не алғыңыз келетіні туралы хабарламамен аяқтаңыз. Сіздің талаптарыңызды нақты және адресатпен жазыңыз, сұраңыз, шағымданыңыз. Айтылған сөздерде екіұштылыққа жол беру мүмкін емес, өйткені дұрыс емес реакция көп мағыналы сөз тіркестеріне ұласуы мүмкін.
4-қадам
Мәтіннің соңында жазылыңыз. Сұранымның күнін енгізіңіз, қол қою қажет. Көп жағдайда жеткізушіге жіберілген хат компанияның мөрімен немесе мөрімен куәландырылады. Кейбір ұйымдарда ереже бар, сіздің ұйымда осындай ереже бар-жоғын тексеріңіз.
5-қадам
Хаттың мәтіні мен датасы кез-келген уақытта қол жетімді болатындай етіп, оның екі данасын басып шығарыңыз, көшірмесін шығыс құжаттарға берген жөн.
