Ұйымның барлық құжаттары мұрағатта сақталуы керек. Мысалы, Салық кодексінде алғашқы құжаттар, салықтардың төленгенін растайтын құжаттар және басқалары төрт жыл бойы қорғалуы керек делінген. Бір жылдан кейін жойылатын осындай құжаттар бар, мысалы, демалыс кестесі. Кәдеге жарату акт шығарылғаннан кейін жүргізілуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Біріншіден, «өз мақсатына сай қызмет еткен» құжаттар актіге осындай қағаз жасалынған жылдың 1 қаңтарына дейін аяқталған жағдайда ғана енгізілуі мүмкін екендігін, яғни 2010 жылғы құжаттарды енгізу керек екенін ескеру қажет. тек 2016 жылы акт.
2-қадам
Акт жасамас бұрын және құжаттаманы жоймас бұрын тізімдеме жасаңыз, оны ұйым басшысы бекітуі керек және хаттама жасаңыз.
3-қадам
Актіні кесте түрінде жасаған жөн. Жоғарғы оң жақ бұрышта ұйым туралы мәліметтерді көрсетіңіз. Содан кейін төмендегі бас әріптермен «мақұлдаймын» деп жазыңыз, әдеттегі жолға, төмендегі лауазымды көрсетіңіз (менеджер, бас директор және т.б.), содан кейін тегі мен инициалдары. Төменде акт жасалған күнді көрсетіңіз.
4-қадам
Осыдан кейін, мысалы, жою үшін мерзімі өткен құжаттарды бөлектеу мақсатын көрсетіңіз. Әрі қарай, мысалы, «типтік ұйымдық құжаттар тізімі негізінде …» себептерін атап өтіңіз.
5-қадам
Төменде кестелік бөлім орналасқан, ол сегіз бағаннан тұрады. Біріншісі - сериялық нөмір. Екіншісі - құжаттың атауы, мысалы, демалыс кестелері немесе персоналмен жұмыс туралы хат-хабар. Үшіншісі - аяқталу күндері, яғни құжатта көрсетілген күндер соңғы болып табылады, мысалы, демалыс кестесі 2010 жылы аяқталады, сондықтан сізге «2010» деп жазу керек. Мұнда айды көрсетудің қажеті жоқ.
6-қадам
Одан кейін тізімдеме нөмірлері көрсетілген баған келеді, егер олар жоқ болса, онда сызықшаларды қоюға болады. Содан кейін іс индексін номенклатура бойынша қойыңыз, мысалы, 05-20 графигі, мұндағы 05 - бөлім индексі, ал екінші екі сан - істің реттік нөмірі.
7-қадам
Осыдан кейін сақтау бірліктерінің санын көрсетіңіз, мысалы, график бір данада болуы мүмкін, бірақ кадрлармен сәйкестік көптік түрінде болады. Содан кейін анықтамалыққа сәйкес сақтау мерзімдері бар қорапты толтырыңыз. Соңында, қажет болса, «ескерту» бағанын толтырыңыз.
8-қадам
Кестелік бөлімнен кейін тауарлық-материалдық құндылықтар қол жетімді және оны құру күні мен нөмірін көрсете отырып, басшының хаттамасымен бекітілгенін жазыңыз.
9-қадам
Келесіде, жойылуға дайын құжаттардың санында көрсетілген жалпы қорытынды жасаңыз, мысалы, 2006-2010 жылдар аралығында 234 зат жойылды.
10-қадам
Содан кейін менеджер барлық деректерді қайтадан тексеріп, құжатқа қол қояды.
