Ресми қабылдау - бұл фирмалардың өкілдік практикасындағы іскери кездесулердің ең танымал форматтарының бірі. Қонақтарды дұрыс ұйымдастырылған қабылдау - серіктестермен жаңа іскерлік байланыстар орнатуға және кеңейтуге, компания үшін маңызды ақпарат алуға, оның беделін нығайтуға, имиджге жаңа «түстер» қосуға тамаша мүмкіндік.
Нұсқаулық
1-қадам
Қабылдау себептері әр түрлі болуы мүмкін: мерекелер, маңызды оқиғалардың мерейтойлары, құрметті қонақтың келуі (немесе оны шығарып салу), серіктес компания делегациясының келуі (немесе кетуі), көрменің ашылуы, «тағдырлы «келісімшарт немесе келісім, баспасөз өкілдерімен қолдауды қажет ететін ақпараттық жағдай. Бұл ұйымның кез-келген іс-шарасы болуы мүмкін - ешқандай іс-шаралармен байланыссыз.
2-қадам
Қабылдау жоспарына мыналар кіреді:
• қабылдау формасын (түрін) таңдау, • қонақтар тізімін құру, • шақыру қағаздарын тарату, • үстелдерде отыруды жоспарлау, дастарқан жайу, мәзір құру («тамақтануды» ұйымдастырған жағдайда - таңғы, түскі, кешкі ас) Мазмұндық компонентті дайындау ең алдымен: пікір алмасу үшін тақырыпты жоспарлау және қабылдау кезінде баяндамашы (лар) үйлестіретін жиналыс белсенділерінің сөйлеген сөздерін-пікірлерін шебер түрде «құрастырады». Олардың мақсаты - іс-шараны барлық шақырылушылар үшін нәтижелі және қызықты ету.
3-қадам
Әдетте әдістер келесіге бөлінеді:
• күндіз және кешке;
• отыратын орындармен (яғни қонақтарға алдын-ала тағайындалған орындармен) және орындарсыз;
• ресми (ресми) және бейресми (бейресми).
4-қадам
Түстен кейінгі кездесулер - бұл түстен кейінгі қысқа кездесулер. Мұндай қабылдаулар үшін атаулар қатаң түрде бекітілген: «стакан шампан», «стакан шарап», «таңғы ас».
Алғашқы екі формат - ең қарапайым. Үстелдердегі орындар жоспарланбайды (даяшылар тұрғылықты қонақтарға сусындар, тағамдар ұсынады - әдетте, 12.00-ден 13.00-ге дейін).
«Таңғы ас» бір жарым сағаттан екіге дейін созылады (әдетте 12.00-ден 15.00-ге дейінгі аралықта). Дресс-код - кездейсоқ (егер шақыруларда өзгеше көрсетілмесе).
5-қадам
Кешкі қабылдау салтанатты түрде өтеді. Олар «шай», «коктейль», «фуршет», «түскі ас», «түскі ас-фуршет», «шай», «кешкі ас».
«Шай» - қабылдау сағат 16.00-ден 18.00-ге дейін. Бұл дәстүрлі түрде 1-1,5 сағатқа созылатын әйелдер жиналысы. Дастарханға кондитерлік және нан-тоқаш өнімдері, жемістер, шырындар, су, десерт және құрғақ шараптар беріледі (тағамдар сирек кездеседі).
«Коктейль» және «фуршет» (тұрақты түрде) - кездесу сағат 17.00-ден 20.00-ге дейін. 2 сағатқа созылады. Мәзірде салқын тағамдар, тоқаштар, жемістер (кейде ыстық тағамдар) бар. Алкоголь үстелдерде көрсетіледі немесе даяшылар стакандарда ұсынады. Дресс-код - шақыруларда көрсетілгендей: не күнделікті костюм, не смокинг.
«Түскі ас» сағат 20.00-ден 21.00-ге дейін ұйымдастырылады, 2-2,5 сағатқа созылады. Оның тағамдары: салқын тіскебасарлар, сорпа, ыстық (ет және балық), десерт, алкогольдік сусындар (әр тағамның өз түрі бар). Кешкі астан кейін (бір сағатқа созылатын) қонақтарды қонақ бөлмеге шақырады, онда оларға шай немесе кофе беріледі.
«Кешкі ас» - бұл соңғы қабылдау. Басталуы сағат 21.00 немесе одан кеш. Оның мәзірі кешкі ас мәзіріне ұқсас. Киімнің формасы - қара костюм, ерлерге арналған смокинг немесе фальто және әйелдерге арналған кешкі көйлек.
«Түскі-фуршет» - ресми емес қабылдау (әдетте кинофильмдерден немесе концерттен кейін ұйымдастырылады). Тіскебасар үстелдер фуршет үстеліндей беріледі. 4-6 адамға арналған үстелдерде отыру тегін.
6-қадам
Қабылдауды ұйымдастырған кезде бәрін ұсақ-түйекке дейін ойластырыңыз. Бөлменің мөлшері қонақтар санына сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Мәзірге келетін болсақ, онда қонақтардың талғамы, ұлттық және діни дәстүрлері ескерілуі керек (қажет болған жағдайда арық және вегетариандық тағамдарды дайындауға қамқорлық жасаңыз).
