Этикет - бұл көп қырлы ұғым, қоғамда, үстел басында немесе қоғамдық орындарда өзін-өзі ұстау ережелері бар. Сондай-ақ іскерлік этикет, атап айтқанда іскерлік жазу этикеті деген нәрсе бар. Компанияның беделі көбінесе клиенттермен, қызметкерлермен және серіктестермен хат алмасудың қалай жүретініне байланысты.
Іскери хат алмасудың жалпы ережелері
Жазбаша сөйлеу ауызша, әсіресе іскери хат-хабардан мүлде өзгеше. Заманауи шындықтар - жазу қағаз жүзіндегі хабарламадан гөрі, электрондық пошта хабарламасын білдіретін болды.
Серіктестермен іскерлік келіссөздер туралы, іскерлік сәттермен байланысты кез-келген хабарламалар туралы айтатын болсақ, электрондық пошта ақпарат тасымалдаудың ең жақсы нұсқасы болып табылады. Алайда шақыру, алғыс немесе құттықтау хаттарын жазу қағаз жүзінде жүзеге асырылады.
Сапалы қағазды, ұйымның логотипі бар фирмалық бланкілерді пайдалану жақсы тәжірибе болып саналады. Маңызды хаттарды немесе шақыруларды арнайы іс-шараларға курьермен немесе тіркелген пошта арқылы жеткізген дұрыс. Жақсы сапалы қағаздағы хабарлама қатты көрінеді және компанияның рейтингін көтереді.
Іскерлік корреспонденцияда хабарламаның дұрыстығы, сауаттылығы және дәлдігі маңызды. Шамадан тыс эмоционалдылыққа, таныстыққа, қорлаушы ескертулерге, сондай-ақ презентацияның ұзақтығы мен анық еместігіне жол берілмейді.
Мәтінді құрылымдау, екпін мен тыныс белгілерін дұрыс қою керек, алушы хаттың нақты не туралы екенін нақты түсінуі керек.
Қарым-қатынас стиліне келетін болсақ, флоралық тіркестерден, күрделі көп деңгейлі сөйлемдерден және қажет емес сөздерден аулақ болған абзал. Іскери корреспонденцияларда кәсіби кликтердің көптігі рұқсат етіледі.
Түсінікті болу үшін мәтінге диаграмма, диаграмма немесе кесте қосуға болады.
Іскери хат алмасу кезінде смайликтер мен суреттерді қолдануға жол берілмейді. Жіберер алдында мәтінді қателіктер мен қателіктер бар-жоғына көз жеткізіп алыңыз.
Іскерлік хаттарды рәсімдеу ережелері
Жақсы жазылған іскерлік хат нақты құрылымға ие болуы керек. Бірыңғай стандарт жоқ, бірақ жобалаудың жалпы ережелері бар.
Іскери хат жіберуші ұйымның тақырыбынан, сәлемдесуінен, мазмұнынан (негізінен), қоштасуынан, қолынан және мәліметтерінен тұрады.
Хаттың «тақырыбында» әдетте ұйымның атауы, логотипі, мекен-жайы және байланыс үшін байланыс (телефон, электрондық пошта, факс) болады.
Сондай-ақ, тақырыпта компания қызметінің түрі және менеджерлердің аты-жөндері жазылуы мүмкін.
Қақпақ көбінесе парақтың ортасында басылады, кейде оны жоғарғы бұрышта орналастыруға рұқсат етіледі.
Беделді компанияның өзінің бланкісі болуы керек. Электрондық пошта нысандары болуы керек, бұл ұйымға беріктік береді.
Сәлемдесу бөлімінде сіз хабарлама қатаң тұлғааралық сипатта болмаса, «Қайырлы күн» немесе «Сәлем» деп жаза аласыз. Нақты іскерлік хатта, хабарламада немесе басқа іскери құжаттарда адресатқа аты-жөні мен әкесінің атымен жедел түрде жүгінген дұрыс болады.
Іскери корреспонденцияда ең маңыздысы - хаттың негізгі мазмұны - негіз.
Бұл бөлімде ең жоғары ақпараттық жүктеме бар, онда үндеудің мақсаты ашылады.
Байланыс жасаудың бірнеше себептері болуы мүмкін, сәйкесінше әр аспектінің презентациясы жеке абзацтан басталуы керек. Хаттың негізгі бөлігін құрылымдау тақырыптарды ажырату және ақпаратты жақсы түсіну үшін қажет.
Параграфтың мысалдары келесі сөз тіркестерін қамтиды: «біз сізден сұраймыз», «хабарлаңыз», «қарастыруға ұсынамыз» және басқалары.
Сондай-ақ аспектілер құрылымы бар екенін есте ұстаған жөн.
Іскери хат жіберуші сұраудың өзектілігін негіздеуі керек, оның негізгі мазмұнын ашып, оң жауап болған жағдайда күтілетін нәтижені сипаттауы керек.
Тікелей сөйлеу формулалары іскери хаттарда сирек қолданылады. Қорытынды фразаның негізгі мақсаты - адресатқа деген құрмет пен сыпайылыққа деген әдеттегі құрмет. Жабу тіркестерінің мысалдары: «ізгі тілектер», «ізгі тілектер», «жауаптарыңыз үшін алдын-ала рақмет» және басқалары.
Хаттың соңында жеке қолы болуы керек. Әдетте жіберушінің тегі, инициалдары және лауазымы, сондай-ақ байланыс телефондары көрсетіледі.
Ірі компаниялар электронды қолтаңбаны қолданады. Бұл әр әріптің соңында автоматты түрде қойылатын мәтіндік қолтаңбасы бар арнайы файл. Электрондық қолтаңба бес-алты жолдан және жетпіс таңбадан аспауы керек.
Бұл дизайн құрылымы жарнамалық хаттарға, ілеспе хаттарға және алғыс хаттарға, сондай-ақ хабарламалар, мәлімдемелер, шағымдар мен ескертулерге қолданылады.
Ақпараттың үлкен көлемін жіберген кезде, хаттың негізгі бөлігіне қысқа тірек жазылады, ал негізгі бума бөлек қосымша ретінде ресімделеді. Егер қосымшаның «салмағы» көп болса, алушыға бұл туралы пост-хаттағы ілеспе хатта ескертуіңіз керек.
Іскери хатқа жауап
Іскери этикет ережелеріне сәйкес хатқа жауап екі-үш күннен кешіктірілмеуі керек. Егер бірнеше объективті себептерге байланысты жауап алу үшін ұзақ уақыт қажет болса, бұл туралы жіберушіні хабардар етіңіз, бұл жақсы форма болып саналады және компанияға сенімділікті арттырады.
Басты нәрсені ұмытпаңыз - сізге спамнан басқа барлық іскери хаттарға жауап беруіңіз керек.
Іскерлік хаттарға жауап беру кезінде сөйлеудің стандартты формулалары жиі қолданылады:
- «Сізге хабарлағанымызға өкінеміз …»;
- «Сізге рахмет …»;
- «Біз сіздерді қуанышпен шақырамыз …»;
- «Біз сізге еске саламыз …»;
- «Сіздің сұранысыңызға сәйкес, біз сізге …» және басқалары.
Ыңғайлы болу үшін сіз сөйлеу үлгілері бар жеке файл жасай аласыз. Бос орындарға жүгінсек, сіз іскери хаттарды жазуды едәуір жеңілдетесіз және жеделдетесіз.
Егер хат маңызды болса және оның адресатқа жеткізілгенін нақты білуіңіз керек болса, курьермен жеткізуге тапсырыс беріңіз немесе тіркелген хат беріңіз (орысша пошта). Электрондық поштада хабарламаның қаралғандығы туралы растауды автоматты түрде жіберетін «Алынған хабарлама» мүмкіндігі бар.
Егер хатқа жауап болмаса, этикетке сәйкес, сіз хат-хабар бойынша жағдайды анықтау үшін қосымша қоңырау шала аласыз.
Іскери хат алмасудың түрлері
Бастапқыда іскери корреспонденцияның екі түрі бар: ішкі және сыртқы. Сыртқы корреспонденция - бұл үшінші тарап алушысына жіберілген хат-хабар, ал ішкі хат-хабар бір фирманың шекарасында қолданылады.
Іскерлік хаттар тағайындалуына қарай: өтініштер, ақпараттық бюллетеньдер, жарнамалар, анықтамалар, ұсыныстар, ұсыныстар, ескертулер, талап қоюлар, шақырулар және басқалар болып бөлінеді.
Хат - хабарламада адресатқа жалпы мақсат аясында кез-келген тапсырманы орындау қажет болатын ақпарат бар. Мұндай ақпарат алушы үшін де, жіберуші үшін де маңызды және маңызды.
Өтініш - ақпарат немесе қызмет алу мақсатында сұраныс жіберуді көздейтін іскери корреспонденцияның түрі. Мысалы, іс-шараға қатысуға өтінім.
Сұраныс - қызығушылық тудыратын ақпаратты алу туралы жазбаша өтініш. Сұраныс ресми және міндетті болуы мүмкін.
Ұсыныс хат әдетте ынтымақтастықты немесе белгілі бір қызметтерді және коммерциялық ұсыныстарды ұсынады. Әдетте, мұндай хаттар бірден бірнеше мекен-жайға жіберіледі; бұқаралық пошта байланысын қолдануға болады.
Шақыру - жиналысқа немесе салтанатты шараға шақыру туралы жеке хат. Мұндай хат-хабарларды ресімдеу кезінде арнайы мерекелік бланкілерді немесе ашық хаттарды пайдалануға рұқсат етіледі. Ең бастысы - іс-шараның атауын, мекен-жайын, кездесу уақыты мен орнын нақты жазу.
Еске салушы хат - бұл кез-келген міндеттемелердің орындалуы туралы хабарлама: қарызды өтеу, есеп беру, жиналыс туралы еске салу және басқалары.
Егер тараптардың біреуі келісім шарт талаптарын орындамаса немесе келісімді бұзса, жәбірленуші тарап талап арыз жібере алады. Хаттың айрықша ерекшелігі - шағымдар - бұзылған шарттардың егжей-тегжейлі сипаттамасының, зиянды бағалау туралы ақпараттың, шығындарды өтеу туралы талаптардың немесе анықталған бұзушылықты жоюдың болуы. Көбіне бұл корреспонденция құжаттардың, фотосуреттердің көшірмелерімен және қабылдау актілерімен толықтырылады.
Ұсыныс хаттарында үшінші тұлға немесе компания бағаланады және олардың сипаттамалары келтірілген. Мұндай хабарламалар көбінесе жаңа қызметке орналасу кезінде жиі кездеседі.
Іскерлік электрондық поштаның ерекшеліктері
Қазіргі кезде іскери хаттардың үлкен пайызы электронды пошта арқылы жіберіледі, сондықтан іскери этикет ережелері электронды іскери байланыс жүргізу талаптарын да тұжырымдайды.
Жіберушінің мекен-жайын мұқият оқып шығыңыз. Сізге пошта жәшігінің мекен-жайы ұқсас хабарламалар жіберілуі керек: «cupercat» немесе «mini-bikini». Кәдімгі спамнан басқа, мұндай мекен-жайлардан келетін хабарламаларда вирустар болуы мүмкін.
Әрқашан тақырыпты қысқа және нақты етіп ұстаңыз.
Әдептілік алушының қауіпті нәрсені бірден түсіне алуы үшін, хабарламаның түпнұсқасын келтіруге мүмкіндік береді.
Қосымша материалдарды қосымшаға бекітуге рұқсат етіледі.
Іскери қарым-қатынас саласындағы этикет ережелерін білу және қолдану жөнелтушіге жақсы бедел жинауға және жаңа серіктестер тартуға көмектеседі.
