Кейде іскери қарым-қатынас үшін хаттарды қолданатын адамдар адресаттың шешіміне қандай-да бір түрде әсер ету мүмкін бе деп өздеріне сұрақ қояды. Кейбіреулер мұны мүмкін емес деп санайды; басқалары сұраққа оң жауап береді. Кім дұрыс? Іскери корреспонденция - өте нәзік жұмыс. Хатты толтырғаннан кейін, сіз адресатқа құрметпен қарауыңыз керек, дұрыс және қарапайым болыңыз! Сіз адамға қағаз арқылы әсер ете аласыз, бірақ ол үшін сіз кейбір ережелерді сақтауыңыз керек.
Психологиялық байланыс орнату
Іскери корреспонденциядағы психологиялық байланыс өте маңызды, өйткені ол болмаған жағдайда ынтымақтастық мүмкін емес. «Құрметті» сөзін қолданып адресатқа хабарласыңыз. Ешқашан тақырыптағы сөздерді қысқартпаңыз. Яғни, егер сіз адамды жақсы білмесеңіз, «Ув.» Емес, «Құрметті Петров мырза» деп келесідей өтініш бере аласыз. Петров мырза »деп атап өтті.
Егер сіз бұрын адаммен танысып, жұмысыңызға қатысты бірнеше тақырыпта сөйлескен болсаңыз, кіріспеде осы фактіні қолданғаныңызға сенімді болыңыз. Егер сіз адресатпен таныс болмасаңыз, оның серіктестігі туралы сұраңыз.
Кіріспеге мысал.
1. Құрметті Петр Петрович! Ағымдағы жылдың 12 қазанында Ангара мейрамханасында өткен іскерлік кездесуде біз шағын бизнеске инвестициялар тақырыбын талқыладық.
2. Құрметті Петров мырза! Сіздің компания Иркутск облысында таспалы аралар өндірісінде көшбасшы екенін білдік. Біздің компания пилорамалар өндірісімен айналысады. Біз сіздермен болашақта ынтымақтастық орнатқымыз келеді.
Егер сіз ұйым басшысының өзінің беделіне қатты алаңдайтынын және серіктестер іздейтінін білсеңіз, сіз одан кеңес сұрай аласыз. Мұндай адам көмектесуге қуана келіседі, өйткені сіз компанияның беделіне әсер ете аласыз. Мұндай ұйыммен ынтымақтастық өте ыңғайлы, өйткені менеджер теріс пікірлерге жол бермеу үшін келісімшарттың барлық шарттарын орындауға тырысады.
Аргументтер мен фактілерді табу
Клиенттің сенің дұрыс екендігіне сендіру үшін аргументтер табу керек. Олар орташа, күшті және күшті. Психологтар хат құрастыру кезінде келесі реттілікті сақтауға кеңес береді: күшті - орташа - ең күшті.
Күштілеріне келесі аргументтер кіреді:
- Презентацияда таспалы аралар өндірісіне арналған жабдықтардың соңғы жаңалықтары ұсынылады.
- Ұсынылатын жабдықтың бағасы нарықтық бағадан 30% төмен болады.
Орташа фактілерге мыналар жатады:
- Тұсаукесерге қатысушылар жаңа жабдықты іс жүзінде көруге, сондай-ақ құрылғылардың жұмысы туралы кеңес алуға мүмкіндік алады.
- Ұсынылатын жабдықтың кепілдігі 2 жылға артады.
Күштілеріне келесі аргументтер кіреді:
- Тұсаукесер аяқталғаннан кейін жарнама өткізіледі, оның қатысушылары жабдықты сатып алғанда, екіншісіне мүлдем ақысыз ие бола алады.
Адресаттың мәселесін табу
Бірдеңе ұсынбас бұрын, оқырманды сіздің қызметтеріңізді пайдалануға немесе сізден өнім сатып алуға итермелейтін себеп табуға тырысыңыз. Мысалы, сіз жүк тасымалдау қызметін ұсынасыз. Адресаттың жұмысын мұқият зерттеңіз, оның наразылығын анықтаңыз. Ол үшін сіз «тыңшы» жібере аласыз. Оның қай компанияны қолданатынын да білуге болады. Содан кейін жүк тасымалдауды жүзеге асыратын ұйымның жағымсыз жақтарын табыңыз. Үшінші тараппен жұмыс кезінде туындауы мүмкін проблеманы анықтауға тырысыңыз.
Егер сіз адресат пайдаланғаннан гөрі жақсы жабдықты ұсынатын болсаңыз, ол туралы сіздің хатыңызда сіздің құрылғыларыңызбен өндіріс көлемі күрт өсетініне сілтеме жасай отырып жазыңыз.
Ойларын тұжырымдау
Өз ойларыңызды дұрыс тұжырымдауға тырысыңыз. Мысалы, психологтар «емес» және «не» бөлшектерін іскери хат алмасуда пайдаланбауға кеңес береді.
Мысал.
Дұрыс емес сөйлем: 12 қазанда біздің көрмеге келу сізге зиян тигізбейді.
Дұрыс фраза: 12 қазанда біз сізді өз көрмемізде көргенімізге қуаныштымыз.
Хат дизайны
Сіздің компанияға адресаттың қатынасы шығыс хат-хабарлардың дизайнына байланысты. Іскери корреспонденциялар корпоративті бланкілерді пайдалануды көздейді. Сіз қаріппен және өлшеммен тәжірибе жасамауыңыз керек, стандарттарды, яғни Times New Roman қаріпін және өлшемін 12 таңдағаныңыз абзал, дегенмен бұл ұсақ-түйек болғанымен, психологиялық деңгейде адамға әсер етеді!
