Хат барлық деңгейдегі қызметкерлерге: хатшыларға, топ-менеджерлерге және бас директорларға жазылуы керек. Әрине, бұл әріптер мағынасы мен мазмұны бойынша тең емес. Бірақ олардың барлығы кәсіби имиджді және тұтастай алғанда компанияның имиджін қалыптастыру үшін жұмыс істейді. Пенни рубльді үнемдегендей, ең қысқа әріп те компанияның бетіне өзінің «ізін» түсіреді.
Нұсқаулық
1-қадам
Әрдайым хаттың басында адресаттың толық аты-жөнін жазыңыз. «Құрметті К. А. мырза!» - сіздің хатшыңыздың серіктесіңізге жазған хатының бірінші жолдарында және мәміле болмауы мүмкін. Сауда менеджерінің сұранысына және үлкен жеткізілімге атауында қате бар жауап бәсекелеске келеді.
2-қадам
Әрдайым хаттың тақырыбын электрондық поштаға жазыңыз. Оның түпнұсқасын сақтауға тырысыңыз. Мысалы, сіз өзіңізді әйгілі газеттің бастығысыз деп елестетіп көріңіз. Сіз поштаңызды ашасыз, сіздің қызметкерлеріңізден екі хат бар. Біріншісінің тақырыбы «Менің жаңа мақалам - балаларға арналған ең танымал есімдер» деп аталады. Екіншісінің тақырыбында «Менің жаңа мақалам аталады - Ресейде періштелер туыла бастады» деп жазылған. Алдымен қай хатты ашасыз? Әрине, екінші әріп - бұл қандай таңқаларлық тақырып, мен бұл мақалада не туралы екенін білемін. Бірінші мақалада бәрі түсінікті - балалардың есімдері туралы. Бұл мақала не туралы? Сіз оны ашсаңыз, онда: «Ресейде періштелер туа бастады. Мәселен, Мәскеудегі тіркеу кеңсесінің мәліметі бойынша, ата-аналар сәбилеріне Анжела, Ляля, Весна сияқты есімдерді таңдайды … »Мұның бәрі құпия. Бірақ психология сондай, баспа бөлімінің меңгерушісі де, газет оқырманы да екінші есімді таңдайды. Сондықтан электрондық поштаңыздың тақырыбын дұрыс қоя білу өте маңызды. Әсіресе, егер хат сіз үшін, компания үшін маңызды ұсыныс туралы болса, сізді қызықтыру қажет болған кезде назар аударыңыз.
3-қадам
Іскери хатта сізге / сізбен сыпайы қарым-қатынас жасауға ерекше назар аудару қажет. Қазіргі орыс тілінде сіз және сіз есімдіктерінің емлесі туралы бірнеше ережелер мен нұсқаулар бар. «Сіз бен сіздің есімдіктеріңіз бір адамға сыпайы өтініш білдіру үшін бас әріппен жазылады, мысалы: Өтінемін, құрметті Сергей Петрович … Ескерту: Бірнеше адамға жүгінген кезде бұл есімдіктер кіші әріппен жазылады, мысалы: Өтінемін, құрметті Сергей Петрович және Павел Иванович … «(Розенталь Д. Е., Джанджакова Е. В., Кабанова Н. П. Орфография, айтылу, әдеби редакциялау анықтамалығы. М.: Мәскеу халықаралық аудармашылар мектебі, 1994 ж., § 28. Қажетті зат есімдер, б. 3, 30-бет).
4-қадам
Хат мәтінін өзі құрастырған кезде іскерлік хаттарда ауызша емес, жазбаша тілді қолдану керек екенін есте ұстаған жөн. Әйтпесе, сіз командалық және таныстық ережелерін бұзды деп айыптауға болады.
