Хатшы - бұл кеңсе қызметкері, оның міндетіне телефон қоңырауларын қабылдау, компьютермен қалай жұмыс істеу керектігін білу, адамдармен сөйлесу, іс қағаздарын жүргізу және басқалары кіреді. Хатшы мамандығы туралы көптеген аңыздар бар - бірақ жақсы хатшы дегеніміз не?
Негізгі дағдылар
Хатшы ретінде жұмыс істеу үшін жоғары оқу орнының дипломы талап етілмейді - мамандандырылған курстар жеткілікті, мұнда болашақ хатшы іскери қарым-қатынас пен әдептілікті, жылдам оқуды, іс қағаздарын жүргізуді, практикалық психологияны, стенография мен теруді үйренеді. Сонымен қатар, курстар 1С жүйесінде жұмыс істеу негіздерін үйретеді, сонымен қатар мини-АТС пен кеңсе техникасын қалай пайдалануға болатындығын үйретеді. Осы дағдылардың бәрінсіз хатшыны жақсы жұмысшы деп санауға болмайды.
Сондай-ақ, жақсы хатшы үшін басқа адамдардың психологиясын нәзік қабылдау және әртүрлі стресстерге төзімділік таныту өте маңызды.
Хатшы фирманың іскер адамы болғандықтан, оның сыртқы келбеті жағымды, стилі жақсы, талғамы жақсы болуы керек. Әдемі киіну, қоғамда өзін-өзі ұстау және сауатты сөйлеу қабілеті болмаса, хатшы өзі жұмыс істейтін компанияның клиенттері арасында жақсы әсер қалыптастыра алмайды - демек, компанияның имиджі деңгейге жете алмайды. Шындығында, жақсы хатшының басты міндеті - бастығының және бүкіл кеңсенің жұмысын тиімді және тиімді ұйымдастыру.
Мамандықтың ерекшеліктері
Көпшілік хатшының жұмысы кофе қайнату, қол қою үшін құжаттар тапсыру және қоңырауларға жауап беру деп санайды. Бұл адасушылық - бұл мамандықтың міндеттеріне қабылдау жұмысын қадағалау, іскери хат алмасу, түрлі қызметтік және филиалдық іс-шараларға қатысу, жүйкелік клиенттермен сөйлесу кіреді. Сонымен қатар, жақсы хатшы көбінесе кеңсе менеджері, тіпті командадағы жағдайды салқындатуға қабілетті психолог ретінде қызмет етеді.
Жиі жауапты хатшыларды «сұр кардиналдар» деп атайды, өйткені олар компанияның жұмысына және бастықтың шешімдеріне көрінбейтін түрде әсер ете алады.
Көбінесе әйелдер хатшы болады, өйткені олар эмоционалды түрде икемді және төзімді. Сонымен қатар, олар сезімтал - бастық пен команданың көңіл-күйін түсіру олардың жұмысына көп көмектеседі. Егер хатшы жеткілікті ақылды және кәсіби болса, менеджер оған кеңес сұрап, оны тыңдай алады. Дәл осы хатшы бастықтың жұмысын жеңілдете алады, ол өзінің жұмыс орнын жақсы ұйымдастырып, қажетті ақпаратты уақытында жеткізе алады. Сонымен қатар, хатшыларда мансаптық өсу жоқ, өйткені жақсы басшы көмекшісі алтынмен өлшенеді. Алайда, нәтижесінде хатшы бизнес-процестер туралы баға жетпес тәжірибе мен білім алады, бұл болашақта оған басқа мамандық бойынша мансап ашуға көмектеседі.
