Ұйымның барлық құжаттары дұрыс сақталуы керек. Таза жүйе сізге қажетті қағазды бірден табуға мүмкіндік береді. Құжаттардың кейбір түрлерінде өзіндік сақтау ережелері бар, мысалы, тапсырыстар үшін.
Қажетті
папкалар, қораптар, қағаз, компьютер
Нұсқаулық
1-қадам
Ұйымға барлық тапсырыстар жазылатын тапсырыс журналын жасаңыз. Журнал міндетті түрде байланыстырылған және нөмірленген болуы керек, бұл посткрипттерді немесе парақтарды жоюды болдырмайды.
2-қадам
Журналда белгілі бір бағандар болуы керек. Бағандардың шамамен мазмұны келесідей болуы мүмкін: жазба нөмірі ретімен көрсетілген баған, тапсырыс күні көрсетілген баған, бұйрықтың қысқаша мазмұны бар баған, тапсырыс нөмірі бар баған, қызметкер осы бұйрықпен танысу туралы белгі қалдыратын баған. Бұған қоса, тапсырыстың орналасуын көрсететін бағанды қосуға болады (қалталар немесе қорап).
3-қадам
Барлық бұйрықтарды папкаларға бөлу керек: қызметкерлерді қабылдау және босату туралы бұйрықтар (кадрлық бұйрықтар), қызметкерлерді ынталандыруды көрсететін бұйрықтар, оларды іссапарға және демалысқа жіберу, ұйымның негізгі қызметтерін көрсететін бұйрықтар. Егер тапсырыстардың сақтау мерзімі өте жақсы болса, олар үшін бөлек қалталар жасалады.
4-қадам
Тапсырыстарды сақтау жүйесі анық, жүйеленген және тапсырыстарға берілген сандардың үздіксіздігін қамтамасыз етуі керек. Бұл, әсіресе, тапсырыс жұмысқа қабылданған кезде байқалады. Шатаспау үшін тәркіленген бұйрықтың көшірмесін жасау ұсынылады.
5-қадам
Барлық тапсырыстар ұйымның бланкісінде басылуы керек. Бұл жағдайда бұйрықтағы мөрдің қажеті жоқ. Егер тапсырыс қарапайым қағазға басылған болса, онда ұйымның мөрі болуы керек.
6-қадам
Егер кәсіпорында тапсырыстарды сақтаудың электрондық жүйесі қабылданған болса, онда ол бүкіл ұйымда біркелкі болуы керек. Осы құжаттарға өз қолдарын қоюға құқылы қызметкерлер электронды тапсырыстарға қол жеткізуі керек. Бұл жағдайда ЭСҚ қолдану өте ыңғайлы (электрондық цифрлық қолтаңба). Кез-келген жағдайда тапсырыс журналын басып шығару ұсынылады.
