Тапсырыс - бұл үлкен практикалық маңызы бар құжат. Бұл кейбір нақты әрекеттерді көрсетеді: қызметкерді жалдау және жұмыстан шығару, тәртіптік жаза, жаңа технологияны енгізу қажеттілігі және тағы басқалар. Кеңсе қызметкері құжаттардың осы түрінің сақталуын және дұрысын тез таба алу мүмкіндігін қамтамасыз етуі керек. Ол үшін әр тапсырысқа бірегей сәйкестендіру нөмірі беріледі.
Қажетті
- - тапсырыстар;
- - тіркеу журналы;
- - персоналдың іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулық;
- - 2 немесе 3 қалта.
Нұсқаулық
1-қадам
Тапсырыстарды тіркеу формасы заңмен қатаң реттелмеген. Розархивтің 2000 жылғы 27 қарашада жарияланған стандартты нұсқамасы бар, онда бұйрықтарды персонал мен негізгі қызмет бойынша нөмірлеу күнтізбелік жыл ішінде бөлек жүргізілуі керек делінген. Егер сіз шағын фирмада жұмыс жасасаңыз, онда хатшы іс жүргізушінің жұмысын орындайтын болса, 3 папка мен 3 тіркеу журналын бастаңыз.
2-қадам
Кеңсе жұмысына нұсқаулық жасаңыз. Ол бірнеше тармақтан тұруы мүмкін. Қандай тапсырыстарды 5 жыл, ал қайсыларын - 75 сақтау керектігін көрсетіңіз. Сіздің кәсіпорныңыз қандай тапсырыстарға бөлінгенін және оларды қалай тағайындағаныңызды жазыңыз. Негізгі қызметке тапсырыстар әдетте реттік нөмірмен, ал персонал туралы бұйрықтар нөмірмен және әріппен нөмірленеді. Мысалы, нөмір «Тапсырыс No 2-л / с» немесе «Тапсырыс No 2-к» сияқты көрінуі мүмкін. Сақтау мерзімі әр түрлі құжаттар үшін әртүрлі белгілерді ойластырыңыз. Мысалы, қысқа мерзімді персонал ретінде, ал ұзақ мерзімді - персонал ретінде белгілеуге болады.
3-қадам
Персоналдың тапсырыстарын жарамдылық мерзімі бойынша 2 бөлікке бөліңіз. Кезекті немесе оқу демалысын беру, қысқа мерзімді іссапар, көтермелеу және тәртіптік жазалар беру туралы құжаттар 5 жыл бойы сақталады. Жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан босату, ұзақ іссапарға шығу және ұзақ уақытқа кету туралы бұйрықтарды басқа қалтаға жіберіңіз Тұтқырлардың мұқабаларына папканың атауын және жарамдылық мерзімін жазыңыз. Негізгі қызметке тапсырыстарды бөлек толтырыңыз
4-қадам
Ірі фирмаларда әр түрлі қызметтер бұйрықтар шығарады. Негізгі қызметке арналған құжаттарды, әдетте, хатшы, ал персонал үшін - кадрлар бөлімі сақтайды. Тиісінше, әрқайсысының жеке папкасы және бухгалтерлік кітаптары бар. Кадрлар бөлімінің маманы құжаттарды сақтау мерзіміне қарай бөле отырып, 2 кітап пен 2 папканы бастауы жеткілікті. Алайда, құжат айналымы өте үлкен болғандықтан, әр папка көбіне тапсырыс түрлеріне қарай бөлінеді. Егер сіздің кәсіпорныңыз жеке сақтау жүйесін қабылдаған болса, тапсырыстарды жалпы массив шеңберінде нөмірлеп, бір журналға тіркеңіз.
5-қадам
Негізгі қызметке тапсырыс тек бүкіл компанияға ғана емес, жеке бөлімшелерге де қатысты болуы мүмкін. Әр бөлім немесе бөлім үшін код әзірлеу. Бұл әріп немесе сан болуы мүмкін. Негізгі қызметке тапсырыстардың тағайындалуы сіздің компанияңыздың персоналды есепке алу басқармасы қабылдағаннан өзгеше болуын ұмытпаңыз. Бұл жағдайда нөмірлеу «негізгі әрекеттің» жалпы жиымына енеді.
