Кез-келген ұйымда, тіпті кішкентай болса да, көптеген әртүрлі бұйрықтар мен бұйрықтар шығарылады және сақталады. Егер олардың барлығы тіркеуге алынып, бір нәрсеге жазылған болса, онда бұл ерте ме, кеш пе шатасуға әкеледі. Тексеру органдарының өкілдері мұндай есепке алуды құптай қоймайды.
Нұсқаулық
1-қадам
Кәсіпорында берілген тапсырыстарды дұрыс бөлу үшін сізге келесі құжаттарды басшылыққа алу қажет:
- Розархивпен бекітілген «Сақтау уақытын көрсете отырып, ұйымның қызметінде қалыптасқан типтік басқару құжаттарының тізімі»;
- іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық (басқару органы әзірлеген).
Осы құжаттар негізінде әр кәсіпорында істер номенклатурасы жасалуы керек. Оның негізінде бұйрықтар, нұсқаулар және басқа құжаттар бөлінеді.
Кәсіпорынның көлеміне және оның құрылымына байланысты, істің дамыған номенклатурасын әріптік кодты көрсете отырып, бөлімдерге бөлуге болады немесе ол жалпы болуы мүмкін.
Кез-келген жағдайда кәсіпорындағы барлық тапсырыстар шартты түрде негізгі және шаруашылық қызметтерге және жеке құрамға арналған бұйрықтарға бөлінеді.
2-қадам
Негізгі және шаруашылық қызметке тапсырыстар, әдетте, хатшының қолында болады (егер жеке бұйрықта өзгеше көрсетілмесе). Ол сондай-ақ осы бұйрықтарды тіркеу, сақтау және мұрағаттау үшін жауап береді.
Құжаттар сақтау уақыты бойынша ерекшеленеді. Кәсіпорынның негізгі қызметіне (ұйымдастырушылық құрылымға, штат кестесін бекітуге, оған өзгертулер енгізуге және т.б.) тапсырыстарда сақтау сызықтары болады - үнемі. Күнтізбелік жылдың соңында олар кәсіпорын мұрағатына тапсырылады.
Экономикалық және жедел мәселелер бойынша тапсырыстар 5 жыл бойы сақталады. Олар қатарсыз әріпсіз нөмірленеді. Егер кәсіпорында берілген тапсырыстар көлемі көп болса, жыл ішінде олар көлемдерге бөлінеді. Сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін олар тиісті актіні тіркеумен жойылады.
3-қадам
Кадрларға арналған тапсырыстар кәсіпорынның персоналды басқару бөлімінде жасалады және сақталады. Олар сонымен қатар сақтау мерзімімен ерекшеленеді.
Жеке жағдай - бұл қабылдау, босату және ауыстыру туралы бұйрықтар, сақтау мерзімі 75 жыл. Сондай-ақ, фамилиясын өзгерту туралы бұйрықтар, қызметкерлерді ұзақ мерзімді іссапарға жіберу, қызметкерлерді ұзақ уақытқа ауыстыру және т.с.с. журналда тіркеледі, нөмірленуі мен әріптері үздіксіз жазылады (көбіне «ls», «k»).). Жыл соңында мұндай тапсырыстар тіркеу журналымен бірге бір папкаға тігіліп, мұрағатқа тапсырылады.
4-қадам
Демалыстарға (тұрақты, ақысыз және т.б.), қысқа мерзімді іссапарларға және аударымдарға тапсырыс жеке іс қағазымен ресімделеді, олар 5 жыл сақталады. Тапсырыстың нөмірленуіне әріп қосылады (мысалы, «o» немесе бөлім коды).
Жинауға арналған тапсырыстардың сақтау мерзімі бірдей. Дегенмен, оларды бөлек сақтау ұсынылады оларға талдау материалдары (түсіндірме жазбалар, хаттамалар, кәсіподақ комитетінің хабарламалары мен шешімдері және т.б.) қоса беріледі.
Сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін бұл тапсырыстар жойылады.
5-қадам
Науқандық тапсырыстарды бөлек сақтау ұсынылады (сақтау мерзімі - 75 жыл). Жеке жағдайда, өзінің кәсіпорнын да, олардың басшысын да ілгерілету туралы бұйрықтар жасалады. Іс мұрағатқа қалай қалыптасса, солай беріледі.
