Қызметтік хат - бұл үшінші тұлғаларға пошта арқылы хабарлаудың кең таралған тәсілі. Ол серіктеске маңызды ақпаратты беру туралы жазбаша растамаға ие болу қажет болғанда немесе байланыстың басқа түрлерін қолдану мүмкін болмаған кезде қолданылады. Бұл құжатта көптеген сорттар бар, бірақ мұндай хатты дайындау кезінде ескеру қажет жалпы ережелер бар.
Қажетті
Фирмалық бланк
Нұсқаулық
1-қадам
Бастау үшін осы хаттарға арнайы жасалған ұйымның бланкісін алыңыз. Оның стандартты бланкілерден басты айырмашылығы - банктік реквизиттермен бірге пошта деректемелерінің болуы. Егер бұл сіздің кәсіпорында болмаса, өз нұсқаңызды дайындаңыз. Логотипті осы жерге орналастырыңыз және байланыс үшін ұйымның атауын, банктік деректемелерін, пошталық мекен-жайын, телефондарын, факсын және электрондық поштасын көрсетіңіз.
2-қадам
Жоғарғы оң жақ бұрышта хаттың адресатын көрсетіңіз (компанияның атауы, пошталық мекен-жайы, лауазымы, басшының аты-жөні). Егер хат бірнеше ұйымның атына жіберілсе, олардың мекен-жайлары бірінен соң бірі, бірақ қатарынан төртеуінен артық емес және басшыларын көрсетпей орналастырылады. Енді хат мәтініне тікелей өтіңіз, өйткені бұл құжат оның атын жазбайды (актілерден, жазбалардан және т.б. сияқты). Оның орнына сіз хаттың тақырыбын қысқаша көрсете аласыз, сіздің өтінішіңіздің мәні - «төлемді кешіктіру туралы», «шарттарды өзгерту туралы» және т.б.
3-қадам
Хат мәтіні іскери стильде болуы керек. Маңызды ақпаратты жеткізу кезінде түсініксіздікті болдырмау үшін мәнді мүмкіндігінше қысқа және дәл келтіріңіз. Бір хатта бір мәселе қарастырылуы керек. Сіз бен серіктесіңіз арасындағы барлық мәселелерді бір хатпен шешуге тырыспаңыз. Әрқайсысын бөлек қарастырған жөн, өйткені әр түрлі орындаушылар болуы мүмкін, сонымен қатар, бұл сотта шешім қабылдауды талап ететін даулар туындаған кезде маңызды болуы мүмкін. Тиісінше, хаттың көлемін бір беттен асырып көрсетпеген дұрыс.
4-қадам
Соңында, қосымша құжаттарды «Қосымшалар» бөлімінде келтіріңіз. Менеджердің қолы үшін орын қалдырыңыз және оның қолын жақшаға алыңыз (тегі, инициалдары). Байланыс үшін орындаушының толық аты-жөнін және қызметтік телефон нөмірін міндетті түрде көрсетіңіз. Құжаттың түпнұсқасына жетекшіңізге қол қойыңыз және хатты ұйым хатшысына шығыс құжат ретінде тіркеңіз.
