Іс жүргізу - кез-келген кәсіпорын қызметінің маңызды бөлігі, ол барлық әкімшілік және іскери құжаттардың есебін жүргізуге мүмкіндік береді. Міндеттеріне кеңсе жұмысы кіретін қызметкер немесе тұтас бөлімше меншік түріне қарамастан әр кәсіпорында бар. Сауатты түрде жеткізілген кеңсе жұмысы - бұл бүкіл кәсіпорынның үйлесімді жұмысының кепілі және оның бизнес пен нарық конъюнктурасының өзгеруіне жедел жауап беруі.
Кеңсе жұмысы не үшін қажет?
Ерте ме, кеш пе, қызмет басталғаннан кейін кез-келген кәсіпорында басқарудың негізгі құралы болып табылатын құжаттармен жұмысты ұйымдастыру қажеттілігі туындайды, өйткені олардың көмегімен нұсқаулықтарды тасымалдау жүзеге асырылады және басқару шешімдері жеткізіледі. нақты орындаушыға. Кәсіпорындағы іс жүргізу жүйесі құжаттардың стандартталуы мен біртектілігін қамтамасыз етуге, іскерлік құжаттармен жұмысты жеңілдету мақсатында оны есепке алу мен сақтауды ұйымдастыруға арналған. Іс жүргізу жүйесінің функцияларына:
- кез-келген құжаттың өтуін және оның уақытында орындалуын бақылауға мүмкіндік беретін, ең аз уақыт шығыны бар қысқа жол бойымен құжаттарды жедел беруді қамтамасыз ететін жұмыс процесін сауатты ұйымдастыру;
- барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттамаларды тіркеу және есепке алудың автоматтандырылған жүйесі;
- ресми критерийлер бойынша жүйелеуге және оларды істерге қалыптастыруға мүмкіндік беретін құжаттарды мұрағаттау;
- істер номенклатурасын құру - іс жүргізушілерінің тізімдері бойынша кодтар жүйесі, оларды жүйелеуді жеңілдетеді және заңнамалық немесе салалық ережелермен белгіленген архивтерді сақтау мерзімдерін анықтайды.
Егер кәсіпорында құжат айналымымен жұмыс істеудің барлық осы функциялары жүзеге асырылса, іс жүргізу жүйесі түзетіліп, талапқа сай жұмыс істейді деп айтуға болады.
Ұйымдастырушылық-құқықтық аспектілері
Кәсіпорынның деректемелерін қамтитын кез-келген құжат іскерлік құжат болып саналады, сондықтан ол үшін заңдық салдарлар анықталады, яғни. бұл құжат туындаған қайшылықтар мен қайшылықтарды шешу кезінде сотта ұсынылуы мүмкін. Сондықтан іс қағаздарын жүргізу нормативті құжаттар - заң қызметі тексерген және кәсіпорын басшысы бекіткен арнайы әзірленген нұсқаулар негізінде жүзеге асырылуы керек. Бұл нұсқаулық тек нұсқаулық ғана емес, сонымен бірге орындалуы міндетті құжат болып табылады, сондықтан барлық мүдделі адамдар онымен қолтаңбадан бұрын танысуы керек.
Кәсіпорын өз қызметін жүзеге асыратын құжаттардың нысандары стандартталуы керек. Бланкілерде көрсетілуі керек бөлшектердің құрамы ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері бойынша анықталады. Ұйымдастырушылық-әкімшілік құжаттаманың бірыңғай жүйесі. Іс қағаздарын жүргізуге қойылатын талаптар ». Сол стандарт сонымен қатар іскери және әкімшілік құжаттаманы ресімдеуге қойылатын талаптарды белгілейді.
