Конференцияларды ұйымдастырушы компаниялар әртүрлі мақсаттарға қол жеткізгісі келеді. Кейбіреулер үшін бұл негізгі бизнес-процесс, біреу өзін өндірістік көшбасшы ретінде санайды және конференция оған осы мәртебені қамтамасыз ете алады. Кейбіреулер конференцияны компания дәстүрінің маңызды бөлігі деп санайды. Сонымен қатар, бірде-бір ұйымдастырушы өзінің конференциясын бұзғысы келмейді, сонымен қатар оның скучно атмосферада өтіп, аздаған қатысушылар жиналуын қаламайды.
Нұсқаулық
1-қадам
Конференцияның көзқарасы мен тұжырымдамасын қағазға түсіріңіз. Ынтымақтастыққа шақыру ретінде іс-шараның қысқаша сипаттамасын жасаңыз.
2-қадам
Ұйымдастыру комитетін құрыңыз, онда келесі бағыттар көрінуі керек: әкімшілік (ұйымдастыру комитетінің басшысын таңдаңыз), бағдарлама, жарнама, маркетинг, серіктестермен жұмыс, ұйымдастырушылық мәселелер, логистика және қаржы, сату және қатысушылармен жұмыс.
3-қадам
Белгілі бір нәтижеге қол жеткізуге болатын уақытты нақты көрсететін құжатты дайындаңыз. Сондай-ақ, бұл құжатта қандай нәтижелерге қол жеткізу керектігі көрсетілуі керек.
4-қадам
Қажетті спикерлердің тізімін жасаңыз және негізінен олардың келісімін алыңыз.
5-қадам
Серіктестеріңіз үшін мәртебелер жасаңыз. Барлық әлеуетті серіктестердің тізімін жазып, олардың келісімін негізінен алыңыз.
6-қадам
Ықтимал қатысушылардың тізімін жасаңыз және шақырулар жібере бастаңыз.
7-қадам
Конференц-зал табыңыз.
8-қадам
Тіркеуге жауап беретін адаммен кездесу өткізіңіз.
9-қадам
Пресс-релиз жазыңыз (сарапшылардың, серіктестердің, орналасқан жерінің қатысуы туралы айтылатын осы ұйым туралы жаңалықтардан тұратын нақты ақпараттық хабарлама).
10-қадам
Баннерлерді, бейнематериалдарды, сұхбаттарды, презентацияға арналған шаблондарды, аудио жазбаларды оны кейіннен Интернетке ашық ресурстарға орналастыру мүмкіндігі үшін дайындаңыз.
11-қадам
Екі аптада бір рет тіркелген қатысушыларға бағдарлама қаншалықты сарапшылармен толықтырылғандығы және қандай өзгерістер немесе жаңа оқиғалар болғандығы туралы тиісті ақпаратпен бюллетень жіберіңіз. Адамдарға іс-шараға дайындықты қадағалауға мүмкіндік беріңіз, басқа қызығушылық танытқан адамдарды серіктес ретінде шақырыңыз, алдағы іс-шара туралы ақпаратты таратуын сұраңыз.
