Конференцияны кеңейтілген отырыс деп атайды, оған бірнеше ұйымдардың өкілдері қатысады. Конференциялар ведомстволық, салалық, аймақтық, аймақаралық, халықаралық болуы мүмкін. Олар әр түрлі, бірақ тақырыптық байланысты проблемаларды талқылайды. Кейбір жағдайларда ұйымның даму стратегиясын конференцияның шешімі анықтайды. Кез-келген білімді адам мұндай іс-шараны өткізе алады, бірақ кейбір ойларды ескеру қажет.
Қажетті
- - қатысушылардың тізімі;
- - баяндамалардың қысқаша мазмұны;
- - көрнекі материалдар;
- - техникалық құралдар.
Нұсқаулық
1-қадам
Қатысушылардың тізімін жасаңыз. Әдетте, баяндамашыларға алдағы конференция туралы алдын-ала ескертіледі, олар келісімдерін растап, баяндамалардың тақырыбын хабарлауы керек. Кейде шарттар баяндамалардың мәтіндерін немесе, ең болмағанда, қысқаша мазмұнын беруді талап етеді. Материалдарды тексеріңіз.
2-қадам
Ережелер туралы шешім қабылдаңыз. Бұл конференцияның қанша уақытқа созылатындығына, баяндамашылардың санына, сондай-ақ жұмыс формаларына байланысты. Тек пленарлық отырыстар қарастырылған ба немесе жұмыстың бір бөлігі секциялар бойынша өткізіле ме? Екінші нұсқада есептерге көбірек уақыт бөлуге болады.
3-қадам
Бірлескен презентацияға және сұрақтарға жауап беруге уақыт бөлуді ұмытпаңыз. Сұрақтардың формасын шешіңіз. Қатысушылар олардан презентациядан кейін бірден ауызша сұрай алады. Содан кейін қосымша микрофондарды күту керек. Сұрақтарды жазбаша түрде де беруге болады, содан кейін сіз тыңдаушылар жазбаларды қоятын орын туралы ойлануыңыз керек. Кейбір сұрақтарды алдын-ала дайындауға болады.
4-қадам
Күн тәртібін жасаңыз. Сөйлеу тәртібі әртүрлі болуы мүмкін, ол тақырыпқа байланысты, бірақ кез келген жағдайда конференцияның басында жалпы мәселелерді талқылап, содан кейін нақты мәліметтерге көшкен дұрыс. Әрбір жарым-екі сағаттық жұмыстан кейін қысқа үзіліс жасаңыз (кофе-брейк ұйымдастырған жөн), ал ортасында - ұзақ демалыс, бұл кезде қатысушылар демалып, түскі ас іше алады. Егер конференция қысқа болса (мысалы, қайта сайлау), ұзақ үзілістер қажет емес.
5-қадам
Техникалық құралдардың жағдайын тексеріңіз. Компьютер мен бейне ойнатқышты тексеріңіз. Жүргізушілерден қандай құрал-жабдықтар қажет екенін және қандай бағдарламалар болуы керек екенін сұраңыз. Конференция алдында баяндамашылардан көрнекіліктер беруін сұраңыз. Компьютермен жұмыс істейтін адамда қандай презентацияның қашан болатынын көрсететін тізімі болса өте жақсы. Конференция алдында барлық спикерлердің келген-келмегенін, тақырыпта өзгерістер болғанын тексеріңіз.
6-қадам
Алғашқы сөзіңіз туралы ойланыңыз. Қатысушыларға құттықтау сөздерін айту керек, конференция қандай іс-шараға арналғанын, процедурасын, ережелерін түсіндіріңіз. Есеп беру-сайлау конференциясы басталар алдында есеп комиссиясының төрағасына сөз беріңіз, ол қанша делегат болуы керек және қанша қатысқанын айтуы керек. Егер жетіспейтіндер аз болса, іс-шараны бастауды ұсыныңыз. Кейде осы сәтте мемлекеттің немесе халықаралық ұйымның гимнін орындау орынды болады. Төрағаны, хатшыны, есеп комиссиясын және редакциялық комиссияны таңдау туралы ұсыныс. Көптеген жағдайларда тізімдерді алдын-ала дайындауға болады. Әрі қарай, іс-шараны күн тәртібінің жобасын жариялайтын төраға басқара алады (оны басталғанға дейін теріп шығарған дұрыс). Алдымен жоба қабылданады, содан кейін оған өзгертулер мен толықтырулар енгізіледі, содан кейін күн тәртібі тұтастай бекітіледі.
7-қадам
Конференция барысында жүргізуші, оның төрағасы немесе болмауына қарамастан, үнемі бөлмеде болуы керек. Ұйымдастырушылық мәселелерді олар туындаған кезде шешеді. Егер сізге әлі кету керек болса, жауапкершіліктеріңізді пікірлес адамдардан біреуге тапсырыңыз.
8-қадам
Конференция әдетте қандай да бір шешім қабылдаумен аяқталады. Төраға жобаның мәтінін оқиды, аудитория өзгертулер мен толықтырулар енгізеді, редакция комитеті оларды енгізеді, содан кейін шешім бекітіледі.
