Кез-келген ұйымдағы конференция - бұл өте маңызды оқиға. Ол мұқият дайындықты және мінсіз жүзеге асыруды талап етеді. Кез-келген нюанс сіздің компанияңыздың әсерін бұзуы мүмкін. Конференцияны сәтті ұйымдастыру үшін негізгі принциптерді ескеру қажет.
Қажетті
Қағаз, интернет, ақша
Нұсқаулық
1-қадам
Өзіңізге нақты мақсат қойыңыз. Бұл конференция сізге не үшін қажет? Сайып келгенде, не алғыңыз келеді? Конференция компанияны сенімді іскерлік байланыстармен қамтамасыз етуге, оның имиджін жақсартуға, инвесторлар табуға және т.б. бағытталуы мүмкін. Осыған байланысты, белгілі бір бағыт таңдалады, оны іс-шараны дайындау және өткізу барысында сақтау керек. Мақсат қол жетімді, өлшенетін және нақты уақыт сипаттамалары болуы керек екенін ұмытпаңыз.
2-қадам
Іс-шараға атау беріңіз. Егер бұл бірінші рет болмаса, нөмірлеуді көрсетуді ұмытпаңыз. Аты жарқын, естуге болатын, қызықтыратын болуы керек. Сіздің мақсатты аудиторияңыз конференцияға қызығушылық танытуы керек.
3-қадам
Мақсатты аудиторияны анықтаңыз. Егер сіз оған дұрыс емес адамдарды шақырсаңыз, керемет дайындалған және ұйымдастырылған конференцияның да әсері болмауы мүмкін. Өзіңізден кім сөйлейтінін, кімнің пікірін тыңдайтындығын сұраңыз, бұл іс-шара қонақтарды қалай қызықтыруы мүмкін. Сіз ұйымдастырып отырған іс-шараға қатысу туралы шешім қабылдауға дұрыс адамдарға әсер ететін сіздің әлеуетті мақсатты аудиторияңызбен қай жерде және қалай жақсы байланыс орнатуға болатындығын анықтауға тырысыңыз.
4-қадам
Конференцияның уақыты мен орны туралы шешім қабылдаңыз. Конференциялардың көпшілігі жұмыс күндері (жұмадан басқа) өтеді, егер ұзақ шара жоспарланбаса. Бұл орын тұтастай алғанда оқиға туралы бүкіл пікірді анықтайды. Қонақтардың конференцияға деген көзқарасы олар конференц-зал немесе қонақ үй іздеген кезде де қалыптасады. Сондықтан маршрутты мүмкіндігінше егжей-тегжейлі сипаттаңыз, мүмкіндігінше белгілерді қойыңыз.
5-қадам
Конференцияны жариялаңыз. Мақсатты аудиторияңыз жиі айтатын медианы таңдаңыз. Оларға алдағы іс-шара туралы жарнамалар немесе мақалалар орналастырыңыз. Сізді қызықтыратын барлық қонақтарға шақыру жіберіңіз. Ақпараттық бюллетень немесе түрлі-түсті ақпараттық бюллетень болсын, бұл сізге байланысты. Шақыруда конференцияның орнын, уақытын, атауы мен бағытын көрсетіңіз.
6-қадам
Сіздің ұсынысыңызға барлық жауаптарды қарастыратын және ең қызықты және өзекті ұсыныстарды таңдайтын комитет жинаңыз. Осыдан кейін іс-шараның бағдарламасын құруға кірісуге болады.
7-қадам
Ұжым ішіндегі міндеттерді бөлу. Біреу қонақтармен сөйлесуге жауапты, біреу БАҚ-пен барлық мәселелерді шешеді, біреу іс-шараны басқарады және т.б. Барлық конференция қатысушыларына спикерлердің қосымша материалдарын ұсыныңыз. Іс-шара басталғанға дейін барлық жабдықтарды тексеріп алыңыз.
8-қадам
Егер сізде уақыт жетіспейтінін байқасаңыз, әр презентацияға және сұрақтар саны үшін уақытты белгілеңіз. Тыңдаушылардан спикерлерден іс-шарадан кейін қосымша сұрақтар қоюын сұраңыз.
