Тапсырыс берушіге хат сіздің ұйымыңызбен оның алдындағы міндеттемелерді орындау мүмкін болмаса, егер ол жеткізілген тауарлар үшін ақша аудармаса және жаңа ассортимент туралы хабарлау қажеттілігі туындаса, жазылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Хатыңызды тапсырыс беруші ұйымның өкілінен сұраудан бастаңыз. Хаттың осы бөлігінде «Құрметті Иван Андреевич», «Мистер Ремизов» сияқты сыпайылық білдіру орынды. Егер клиенттік компанияда қарым-қатынас орнатылған нақты адам болмаса, «Құрметті мырзаларға» хабарласыңыз.
2-қадам
Өзіңізді ұйымыңыздың атауымен таныстырыңыз. Стандартты сөз тіркестерін қолданыңыз, мысалы, «МонтажСпецСтрой» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі сізге деген құрметімізді білдіріп, ұйымыңызға өркендеу тілейді «. Бұл сізге негізгі мәтінді оқи отырып, тұтынушыны бағдарлауға мүмкіндік береді, ол хаттың адресі кім екендігі туралы жұмбақ жасамайды.
3-қадам
Хаттың себебін тұжырымдап жазыңыз. Хабарламаның жазылу түрі мен мазмұны осыған байланысты. Клиентке хат жазудың ең көп тараған себебі - жеткізілген тауар немесе көрсетілген қызмет үшін төлем болмауы. Бұл жағдайда келісімнің тиісті тармағына жүгініңіз, тапсырыс беруші шот-фактураны белгілі бір мерзімде төлеуге жауапты екенін көрсетіңіз. Егер бұл сіздің осы тақырыптағы бірінші хатыңыз болмаса, тапсырыс берушінің жеткізілім шартының X тармағында белгіленген міндеттемелерді орындамағаны үшін жауаптылығына жүгініңіз. Есіңізде болсын, төлемдер төленбеген жағдайда сотқа жүгінуге тура келеді.
4-қадам
Егер хатты жазуға тауарды келісімшартта көрсетілген мерзімде жеткізе алмау себеп болса, тапсырыс берушіден кешірім сұраңыз. Жеткізу уақытын жіберіп алудың себептерін түсіндіруге тырыспаңыз, тапсырыс беруші бұған қызықпайды, оған сіздің ұйымыңыз келісім-шарт бойынша өз міндеттемелерін қанша уақытқа дейін орындай алатындығы туралы хабарлаған дұрыс. Хаттың соңында «Түсінгеніңізге рахмет», «Әрі қарайғы ынтымақтастыққа үміттіміз» деген сөз тіркестерін қолданыңыз.
5-қадам
Егер серіктесіңіз өзгертілген ассортимент туралы білмесе, тұтынушыға сіздің компанияңыз ұсынатын жаңа өнім желісі туралы хабарлаңыз. Мұндай хатта тұрақты тапсырыс беруші ретінде жаңа жеткізілім келісімшарттарын жасасу кезінде тұтынушыға қандай жеңілдіктер болатынын көрсеткен жөн.
6-қадам
Хаттың соңында жазылыңыз. Тұтынушы сіздің ұйымыңызбен қалай байланысуға болатындығын білетіндей етіп байланыс мәліметтерін қалдырыңыз. Ұйымға және оны ұсынатын адамға барлық жақсылықты тілеңіз.
