Жиналыс дегеніміз - стихиялы түрде дайындалатын іс-шара деген пікір бар. Іс жүзінде бұл іскерлік өзара іс-қимыл формасы елеулі әкімшілік дайындықты қажет етеді.
Кездесу тақырыбы
Жиналыстың себебін бастамашы тұжырымдауы керек. Кез-келген жағдайда бұл сападағы кездесулердің ең маңызды қатысушысы болып табылады. Кездесулер корпоративті және шақырылушылардың кең ауқымын тарта алатындығына сүйене отырып, тақырыпты диалогқа қажетті барлық адамдарды тарта алатындай етіп анықтау маңызды.
Әдетте, тақырыпты техникалық тұжырымдауды әкімшілік құрамы немесе жиналыс хатшысы тікелей басқарады. Жиналыстың күн тәртібі берілген тақырыптан туындайды. Бұл құжатта талқылауға жоспарланған барлық мәселелер қамтылған. Алдын ала келісім бойынша әр сұраққа спикер тағайындалады, оған жарыссөзді ескермей сөйлеу уақыты белгіленеді. Талқылау мерзімі күн тәртібінде бөлек белгіленеді.
Мәселелерді жақсы түсіну үшін қысқа сілтемелерді, статистикалық мәліметтерді немесе кез-келген басқа ақпараттық ақпаратты қамтитын үлестірме дайындау артық болмайды. Хатшы мұндай материалдарды әр спикермен бөлек дайындайды.
Құжаттық дайындықтың соңғы кезеңі - әр мәселе бойынша шешім жобаларын әзірлеу. Бұл құжат баяндамашылардың талқылауға негізделген шешімдерін ұсынады. Олар спикерлер ұсынған соңғы сөйлемдерді жазады. Егер қатысушылар шешім жобасындағы нұсқамен келіспесе, құжатты хатшы түзетеді.
Шақырылған адамдар
Күн тәртібі көбіне көтерілген мәселелерді шешуге шақырылуы керек адамдардың шамамен тізімін анықтайды. Сонымен, нәтижелі әдіс - қарама-қарсы көзқарасы бар адамдарды спикерге шақыру. Бұл жағдайда кездесу даулы жағдайдың тараптары үшін «дөңгелек үстел» ретінде қызмет етеді.
Жиналысқа қатысушыларға кез-келген қол жетімді әдіс - телефон арқылы сөйлесу, электрондық пошта немесе жеке шақыру арқылы хабарлау. Барлық құжаттар пакеті барлық қатысушыларға алдын-ала тапсырылуы керек, сондықтан олар материалдармен алдын-ала танысуға мүмкіндік алады.
Жиналыс өткізу
Хатшы мәжіліске қатысуы керек. Оның міндеті - талқылаудан кейін хаттама жасау. Құжаттың жобасын жасау кезінде талқылауды жазудың сөзбе-сөз дәлдігі емес, негізгі сөйлеген сөздері мен нақты ұсыныстарының көрінісі маңызды.
Ықтимал сәйкессіздіктерді болдырмау үшін жиналыстың барысын диктофонға жазып алған дұрыс. Барлық қатысушыларға жазбаның басталғаны туралы хабарлау керек.
