Топтық кездесу әртүрлі жұмыс жағдайларын, соның ішінде жанжалды жағдайларды талдаудың тиімді әдісі бола алады. Ол даулы мәселелерді көпшілік алдында талқылайды және әр қызметкер үшін міндетті шешімдер қабылдайды. Ұжымдық жиналыстың алдында үлкен дайындық жұмыстары жүргізілуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Жиналыстың негізгі тақырыбын тұжырымдау. Әдетте, ұжымдық жиналыс бір өзекті мәселе бойынша өткізіледі. Бұл, мысалы, ұйымның жылдағы жұмысын талдау немесе қысқартылған жұмыс уақытына көшу болуы мүмкін.
2-қадам
Күн тәртібіңізді ойластырыңыз. Оның тармақтары талқылауды қажет ететін нақты мәселелер болады. Кем дегенде екеуі болуы керек және бестен аспауы керек. Сұрақтарды маңыздылығы төмендеу ретіне қарай бөліңіз. Егер кездесудің тақырыбы кең болса, күн тәртібіндегі соңғы мәселе ретінде «Әр түрлі» қойыңыз. Мұнда сіз негізгі тақырыптан сәл ауытқып, қазіргі уақытта команданы алаңдататын кішігірім мәселелерді талқылай аласыз.
3-қадам
Спикерлерді дайындаңыз. Ұжымда пікірі беделді деп саналатын құзыретті қызметкер отырыстың күн тәртібіндегі әр мәселе бойынша сөйлеуі керек. Адам өзінің хабарын сабырлы түрде ойлануы үшін оған 1-2 апта бұрын алдағы есеп туралы ескертіңіз. Жиналыстан 2-3 күн бұрын әр сөйлеушімен сөйлесіңіз, оның сөйлеу мәтінінің дайын екеніне және айтылған тақырыпқа сәйкес келетіндігіне көз жеткізіңіз.
4-қадам
Жиналыс бөлмесін дайындаңыз. Егер сіздің ұйымыңызда акт залы немесе басқа мәжіліс залы болса жақсы. Әйтпесе, мүмкін болатын ең үлкен бөлмені пайдаланыңыз. Жиналыс күні жеткілікті орындықтар орнатылып, бар болса, проектор, компьютер және микрофон қосылып, қондырылуы керек. Сіз сондай-ақ жиналысқа қатысушылардың әрқайсысы үшін талқыланатын құжаттармен бірге арнайы папкаларды ұйымдастыра аласыз.
5-қадам
Барлық қызметкерлерге жиналыс өтетін күн, уақыт және өтетін жер туралы хабарлаңыз. Дәстүрлі әдістердің бірін қолданыңыз: хабарландыру тақтасына ақпарат орналастырыңыз, электрондық поштаңызға хабарлама жіберіңіз, құрылымдық бөлімшелердің басшыларына қоңырау шалыңыз, әр қызметкермен жеке сөйлесіңіз. Сіздің таңдауыңыз компанияның дәстүріне және жұмысшылар санына байланысты болады.
6-қадам
Жиналысты бастамас бұрын қатысушыларды тіркеңіз. Кейін сіз бұл тізімді хаттамаға тіркейсіз. Жиналысты қызметкерлерге жоспарланған және жарияланған уақытта бастаңыз. Кеш келгендерді күтпеңіз, оқиғаның маңыздылығы мен маңыздылығын көрсетіңіз.
7-қадам
Кездесудің негізгі тақырыбын және сол жерде шешілетін мәселелерді жариялаңыз. Топтан кездесу үшін төраға мен хатшыны таңдауды сұраңыз. Әдетте, ұйымның басшысы немесе оның орынбасары төраға, ал хатшы немесе кеңсе меңгерушісі хатшы болып сайланады. Төраға жиналысты жүргізеді, тәртіпті сақтайды және ережелерді сақтайды. Хатшының міндеттеріне егжей-тегжейлі хаттама жүргізу кіреді: спикерлердің сөйлеген сөздерін, оларға қойылатын сұрақтарды, пікірталастар мен ұсыныстарды жазу.
8-қадам
Белгіленген сөйлеу кестесін ұстаныңыз, әйтпесе сіздің кездесуіңіз түн ортасына дейін созылып, ешқашан шешім қабылдамау қаупіне ие. Әдетте, негізгі баяндамашылардың қолында 15-20 минут бар, бірақ 30-дан аспайды. Қосалқы мәселелер бойынша қосалқы баяндамашылар 10-15 минут ішінде болуы керек. Қатысушының аудиториядан сөйлеуі 2-3 минутпен шектеледі. Сұраққа 5 минуттан артық жауап бере алмайсыз. Егер уақыт асып кетсе, ережелерді мықтап еске түсіріңіз.
9-қадам
Жиналыстың күн тәртібі шешіліп, барлығы сөз сөйлегеннен кейін, қысқаша қорытынды жасаңыз. Егер маңызды шешімдер қабылданған болса, олардың жобасын барлық қатысушыға дауыстап оқып беру керек.
10-қадам
Жиналыстан кейін екі күн ішінде сіз хаттаманың және қабылданған шешімдердің соңғы нұсқасын дайындаңыз. Хаттаманы мәжіліс төрағасы келісіп, қол қоюы керек. Шешімдер мен оларды орындау мерзімдерін оларды орындауға тиісті барлық қызметкерлерге жеткізіңіз.
