Кез-келген кәсіпорын өзінің өндірістік қызметі барысында көптеген құжаттар жасайды, олар біршама уақыт сақталуы керек, ал кейде ұзақ уақыт сақталуы керек. Ол үшін архивті ұйымдастыру қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Мұрағатта құжаттарды сақтау үшін қажетті жағдайлар жасау. Ең алдымен, бөлме күн сәулесінің тікелей әсерінен қорғалуы керек, ауаның ылғалдылығы деңгейі рұқсат етілген деңгейден аспауы керек, сонымен қатар рұқсат етілмеген адамдарға қол жетімділік жабық болуы керек.
2-қадам
Мұрағат үй-жайына қойылатын талаптарға сәйкес оны ағаш ғимараттарда, тозығы жеткен ғимараттарда, іргетасы ылғалды, шатырларда немесе жертөлелерде тұрған ғимараттарда орналастыруға жол берілмейтінін ескертеміз. Сонымен қатар, бейімделген ғимаратта әртүрлі архивтік құжаттарды сақтауға арналған үй-жай осы ғимаратта орналасқан қалған үй-жайлардан оқшаулануы керек. Сондай-ақ, архивті ғимараттың қоғамдық тамақтану қызметтері, химиялық немесе өртке қауіпті заттарды сақтайтын ұйымдар, азық-түлік қоймалары орналасқан ғимаратқа орналастыруға жол берілмейді.
3-қадам
Ұйым архивін жазбаларды сақтау үшін бейімделген немесе арнайы салынған ғимараттан табыңыз. Өрт қауіпсіздігіне сәйкес бөлмені қауіпті заттардан алып тастау керек. Оларға, мысалы, автотұрақтар, жанармай бекеттері, гараждар жатады. Сондай-ақ, кәсіпорын мұрағатының үй-жайы жанында ауаны ластайтын заттар болмауы керек.
4-қадам
Архивті ұйымдастыруға қолайлы бөлмені таңдағанда, архивтің қалыпты жұмыс істеуі үшін бірнеше бөлек бөлмелер қажет екенін ескеріңіз: мұрағат қоймасы; құжаттарды қабылдауға арналған бөлме; сақталған құжаттарды пайдалануға арналған үй-жайлар; мұрағат қызметкерлеріне арналған жұмыс бөлмесі.
5-қадам
Мұрағат қоймасын зертханалық, тұрмыстық және өндірістік үй-жайлардан алшақтатыңыз. Сонымен бірге, олармен ортақ желдету арналары жоқтығына және отқа төзімді қабырғалар мен төбелерді отқа төзімділік шегі кем дегенде екі сағаттан тұратын көрші бөлмелерден бөлінетініне назар аударыңыз. Сондай-ақ, мұрағат бөлмесінде ағынды сулар мен сумен жабдықтау құбырларын тартуға тыйым салынады.
6-қадам
Сақтауды ұйымдастыруға «Құжаттарды сақтау туралы ереже» құрастырыңыз және оны басшымен бекітіңіз. Сонымен қатар, басшының бұйрығымен мұрағатқа жауап беретін адам тағайындалуы керек. Сондай-ақ, құжаттардың сақталу мерзімдеріне сәйкестігіне мезгіл-мезгіл сараптама жүргізетін арнайы сараптама комиссиясы құрылуда.
