Дұрыс ұйымдастырылған кеңсе жұмысы кез-келген (тіпті шағын) кәсіпорынның сәтті жұмысының құрамдас бөліктерінің бірі болып табылады. Шынында да, іскери серіктестер туралы алғашқы әсер негізгі құжаттардың (бұйрықтардың, нұсқаулықтардың, хаттардың және т.б.) жасалуына байланысты. Кіріс, шығыс және ішкі құжаттама ағындарының қаншалықты тез өтетіні де маңызды.
Нұсқаулық
1-қадам
Кәсіпорындағы жұмыс процесіне нақты қызметкер жауап беруі керек. Егер кәсіпорын өте үлкен болмаса, ол хатшы, хатшының көмекшісі. Егер ұйымға бірнеше бөлімшелер кіретін болса (әсіресе олардың аумақтық орналасуы әр түрлі болса), мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызметі ұйымдастырылады (басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету).
Компанияның кеңсе жұмыстары жөніндегі нұсқаулығын әзірлейтін, оны қайта қарайтын және өзгертетін адамдар. Құжатты дайындау кезінде сіз «Федералдық атқарушы органдардағы кеңсе жұмысының ережелерін» негізге ала аласыз.
2-қадам
Бұл маңызды, шешуші кезең, өйткені іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық бекітілгеннен кейін кәсіпорындағы құжаттар белгілі бір стильге сәйкес келуі керек:
- бөлшектердің орналасуы (бойлық, бұрыштық);
- корпоративті қаріп;
- формат (қағаз өлшемі, шегіністер).
Кәсіпорынның үлгілік формаларынан басқа, нұсқаулықтарда кіріс / шығыс құжаттарын тіркеуді ұйымдастыру сияқты мәселелер көрсетілуі керек; қабылданған құжаттар мен шешімдердің орындалуын бақылауды ұйымдастыру; құжаттарды архивке дайындау және тапсыру және т.б.
3-қадам
Белгілі бір пәннің құжаттары берілетін папкаларды қалыптастыру істер номенклатурасына сәйкес жүзеге асырылуы керек. Оны іс қағаздарын жүргізуге жауапты адам «Сақтау уақытын көрсете отырып, ұйым қызметінде қалыптастырылған стандартты басқару құжаттарының тізбесі» негізінде әзірлейді.
4-қадам
Істер номенклатурасын әзірлеу бойынша жұмыстар көлемді, кең білімді қажет ететіндіктен, ондағы жұмыстарды жеке қызметтер мен ведомстволардың өкілдерін тарта отырып ұйымдастыру дұрысырақ. Олар қызметте немесе бөлімде қалыптасатын істердің тізімдерін жасайды (сақтау мерзімдері де көрсетіледі), ал мектепке дейінгі білім беру мекемесі кәсіпорын үшін істердің жиынтық номенклатурасын жасайды.
5-қадам
Құжаттармен жұмысты жеңілдету үшін кәсіпорындардың саны электронды құжат айналымы жүйесін (ЭҚАБЖ) қолданады. Кез-келген кәсіпорын үшін тиімді жұмыс істейтін ЭҚАБЖ-ны таңдауға болады (жұмысшылар саны 7 немесе 2000). Қазіргі уақытта баға / сапа қатынасы бойынша ең тиімді болып «Дело», «EVFRAT-құжат айналымы» сияқты жүйелер табылады.
Егер сіздің кәсіпорныңыз EDMS сатып ала алмаса да, Microsoft Office стандартты бағдарламалары көмекке келеді. Word, Excel, PowerPoint кәдімгі құралдарын қолдана отырып, құжаттардың дизайнын корпоративті сәйкестілік талаптарына сәйкес ұйымдастыруға, электрондық құжат айналымын орнатуға әбден болады.
