Жоспарлаушылар, кездесулер мен кездесулер жұмыс процесінің ажырамас бөлігі болып табылады. Олардың басты міндеті - кез-келген қызмет жағдайын ұжымдық талдау. Жұмыс кездесулеріне қатысушылар белсенді түрде сөйлей алады, егжей-тегжейлерін талқылай алады және проблемаларды шешуді ұсынады. Кездесу тиімді болу үшін үй иесі белгілі бір ережелерді ұстануы керек.
Қажетті
- - күн тәртібі;
- - жиналыс ережесі;
- - отырыстың хаттамасы.
Нұсқаулық
1-қадам
Тиімді кездесудің негізгі белгілерін біліп алыңыз. Олардың саны аз: 1. 2. Кездесу белгілі бір мақсатты көздейді; Ұйымдастырушы барлық қажетті дайындық жұмыстарын жасады; 3. Жиналысқа тек талқыланған мәселелермен тікелей байланысты мүдделі қызметкерлер қатысады; 4. Талқылау негізгі тақырыптан ауытқымайды; 5. Кездесу нәтижесінде шұғыл жоспарлар анықталып, қызметкерлерге нақты нұсқаулар берілді. Бұл мәселелердің барлығын менеджер жеке қадағалап отыруы керек, әсіресе ұйымда тиімді жиналыстар өткізу тетігі қалыптаспаған жағдайда.
2-қадам
Жиналыстың негізгі тақырыбын тұжырымдау. Ол қызметкерлерге қатысты және түсінікті болуы керек. Жұмыс кездесуінің нақты мақсаты болуы өте маңызды: іс-шаралар жоспарын құру, шешімді бекіту, идея ұсыну және т.б. Мысалы, сіздің жарнама агенттігіңізде тұтынушылар аз болса, сіз әлемдік экономикалық дағдарыс туралы айтпауыңыз керек. Бұл жағдайда кездесу қызметтердің ауқымын кеңейтуге және жеңілдік жүйесін өзгертуге арналуы керек.
3-қадам
Жиналыстың егжей-тегжейлі күн тәртібін дайындаңыз. Онда негізгі тақырып, талқылауға жоспарланған сұрақтар, баяндамашылардың аты-жөні, шақырылушылардың құрамы, іс-шараның күні, уақыты мен орны көрсетіледі. Әрбір күн тәртібінде отырыстың негізгі тақырыбы егжей-тегжейлі көрсетіліп, оның кейбір аспектілері көрсетілуі керек. Сұрақтарды «қарапайымнан күрделіге қарай» қағидасы бойынша, немесе «қазіргі жағдай - оның шығу тегі - мүмкін шешімдер» аналитикалық ретімен топтастыруға болады.
4-қадам
Жиналыс кестесін күн тәртібіне қосыңыз. Онда негізгі баяндамашыларға, қосалқы баяндамашылардан ақпарат алу үшін, сұрақтарды түсіндіру үшін және талқылау үшін уақытты белгілеңіз. Кішкентай қызметтік кездесулердің кестесін жасаңыз. Бұл өзіңізге және сіздің жұмысшыларыңызға жұмыс уақытын бағалауды, белгіленген мерзімдерді орындауды, ойын нақты және дәл жеткізуге үйретеді.
5-қадам
Қызметкерлерді күн тәртібімен алдын ала таныстыру. Оны корпоративті электрондық пошта арқылы жіберіңіз немесе кездесуге шақырған барлық адамдарға таратыңыз. Барлығынан талқылауға дайындалуын сұраңыз. Әрбір қатысушыдан өз құзыреті шегінде не күтетіндігіңізді атап өтіңіз.
6-қадам
Кездесуді өзіңіздің қысқа әңгімеңізбен бастаңыз. 3-5 минут ішінде сізді осы кездесуді ұйымдастыруға итермелеген себеп және қол жеткізгіңіз келетін нәтиже туралы айтыңыз. Содан кейін қатысушыларды күн тәртібімен және жұмыс кестесімен таныстырыңыз.
7-қадам
Талқылауды басқарыңыз. Достық, бірақ сындарлы пікірталас өткізіңіз. Кездесудің әр қатысушысын өз пікірін айтуға шақырыңыз, егжей-тегжейлі жауап қажет ететін жеке сұрақтарымен «үнсіздерге» хабарласыңыз. Әңгімелесуді негізгі мәселеден алшақтатуға тырысатын әдепті, бірақ мықтап. Әр сұрақ бойынша аралық қорытындыларды қорытындылаңыз.
8-қадам
Жиналыс соңында қызметкерлерге берілген шешімдер мен нұсқаулықтарды тағы бір рет айтыңыз. Барлық қатысушылар өз міндеттерін түсініп, олардың орындалу мерзімдерін есте сақтағанына көз жеткізіңіз. Хаттамаға маңызды сәттерді жазыңыз. Оның көшірмесін тапсырыстарды орындауға жауапты мамандарға, сондай-ақ қабылданған шешімдерді орындауға қатысатын қызметкерлерге жіберіңіз.
