Құжаттарды өңдеу және дайындау процесінде оларды мақұлдау маңызды рөл атқарады, ол ішкі болуы мүмкін, мұнда құжаттарды ұйымның өзі немесе сыртқы бөлімдер бекітеді, басқа мекемелердің құжаттарды бекітуімен байланысты. Заңды түрде дұрыс келісілген құжат заңдарда, нормалар мен ережелерде көзделген әрекеттерді жасауға құқық береді. Бекіту рәсімінен өткен құжаттар мөрмен немесе мөрмен бекітіледі.
Нұсқаулық
1-қадам
Міндеттеріне құжаттарды ішкі және сыртқы бекіту кіретін ұйымның қызметкері ретінде жұмыс істей отырып, оларды бекіту үшін компанияның қандай бөлімшелері жауап беретіндігі туралы нақты ақпарат болуы қажет.
2-қадам
Барлық жұмыс кезеңінде бекіту қажет болатын құжаттар тізімін жасаңыз. Олардың бекітілуіне жауапты бөлімдер туралы нақты болыңыз. Міндетті түрде келісуге жататын құжаттардың түрлері, осы жұмысты жүргізуге жауапты бөлімдер, қызметкерлердің лауазымдары, тегі, аты, әкесінің аты, олардың телефондары мен электронды мекен-жайлары көрсетілген кесте жасаңыз.
3-қадам
Бекітілуі керек құжат туралы шешім қабылдаңыз. Ұйымыңыздағы бөлімдерге хабарласу ретін көрсете отырып, жоспар құрыңыз. Жұмыстың аяқталу мерзімін компанияның барлық бөлімшелерінің құжатты бекітуге жауапты әр қызметкерімен сөйлесу арқылы біліп алыңыз.
4-қадам
Құжатты бекіту шарттарына мұқият назар аударыңыз, бөлім қызметкерінің оған енгізген барлық өзгерістеріне жедел жауап беріңіз. Егер құжатқа енгізілген түзетулерге күмәндансаңыз, міндетті түрде барлық нюанстарды анықтай отырып, ұйым мамандарымен кеңесіңіз. Бұл болашақта бекіту уақытын қысқартуға көмектеседі және заңды түрде құжатты дұрыс ресімдеуге мүмкіндік береді.
5-қадам
Ұйымның әр бөлімінде келісу рәсімінен өткеннен кейін құжатқа виза қойылады. Бұл бөлімнің мөртаңбасы немесе қызметкердің лауазымы, аты-жөні және қолы көрсетілген «Бекітілген» мөрі болуы мүмкін. Құжатты бекітуге жауапты әрбір қызметкердің оған дұрыс қол қоюына көз жеткізіңіз. Әйтпесе, оған ұйым басшысы қол қоймайды.
6-қадам
Құжатты растайтын соңғы сілтеме - кәсіпорын басшысы. Құжат басшылық, барлық бөлімдердің қызметкерлері, кәсіпорынның мөрімен немесе мөрімен қол қойылған жағдайда ғана заңды келісілген болып саналады.
7-қадам
Әр түрлі мекемелермен келісуді талап ететін құжаттарды сыртқы келісу кезінде сіз жүгіну керек ұйымдардың тізімін тексеріңіз. Бөлімдер, олардың үйлестіруге қатысатын қызметкерлері туралы толық ақпаратты біліңіз. Қажетті құжаттар тізімін көрсете отырып, оларға қоңырау шалыңыз немесе электрондық пошта арқылы хабарлама жіберіңіз. Кездесу уақыты туралы келісіңіз.
8-қадам
Құжаттарды сырттай мақұлдауға қатысатын мекеменің қызметкері үшін келісу уақыты мен өзгерістер енгізу тәртібіне байланысты мәселелердің тізімін дайындаңыз. Белгіленген нысанда келісуге жататын құжаттар тізімін көрсете отырып, ресми мәлімдеме жасаңыз. Құжаттарды бекіту мерзімдерін және олардың ресімделуінің дұрыстығын бақылау.
