Кездесулердің нәтижелері хаттама түрінде құжаттық жазуды қажет етеді. Осы құжатты әзірлеу кезінде барлық талқылауды мүмкіндігінше қысқаша ұсына отырып, талқылаудың негізгі нүктесін көрсету маңызды.
Хаттаманы отырыстан кейін жиналыс хатшысы жасайды, ол не талқылау кезінде жазбалар жазуы керек, не диктофон жазбасын жүргізуі керек. Екінші нұсқа - мүмкін дауларды шешу үшін ең оңтайлы.
Көрнекі түрде құжат келесі бөліктерден тұрады:
- негізгі ақпарат;
- отырыстың күн тәртібі;
- талқылау және қабылданған шешімдер.
Негізгі ақпарат
Бұл ақпарат блогына тақырып, орналасқан жері (қала, кездесу күні, уақыты), қатысушылардың тізімі кіреді. Жиналыстың тақырыбы - тақырып. Мысалы, кадрлық мәселелер жөніндегі жұмыс тобының отырысы. Күні мен уақыты блогында хаттамаға қол қойылған күн туралы емес, тікелей өткізілген жиналыс туралы ақпарат көрсетіледі.
Егер отырыс тұрақты құрылыммен (комиссия, жұмыс тобы және т.б.) өткізілсе, онда жалпы ақпаратта отырыстың тұрақты төрағасы мен хатшысының толық аты-жөні көрсетіледі.
Қатысушылардың тізімін жасау кезінде шақырылушылардың лауазымдары мен жұмыс орындарының атаулары көрсетілуі керек. Бұл ақпарат блогы «Сыйлық» сөзінен басталады. Егер отырыста дауыс беру қарастырылған болса, онда хаттамаға қатысушылар екі топқа бөлінеді - дауыс беру құқығымен және дауыс беруге қатысу құқығынсыз.
Жиналыстың күн тәртібі
Жиналыстың күн тәртібі отырысқа дейін құрылады. Алайда, ерекше жағдайлар бар, мысалы - шұғыл кездесулерге. Бұл блокта баяндамашылар мен есеп беру уақыты көрсетілмей, жиналыс сұрақтары келтірілген. Жиналыс бір мәселені талқылау үшін шақырылса да, ол құжат тақырыбына кірмейді, бірақ күн тәртібі түрінде жасалады.
Сөз сөйлеу мерзіміне байланысты ұсынылған күн тәртібі автоматты түрде бекітілуі немесе төраға дауыс беруі мүмкін. Бұл жағдайда талқылау отырыстың күн тәртібін бекіту туралы сұрақтан басталады. Егер қарсылықтар болмаса, онда хаттамада мұндай шешім келесідей рәсімделеді: «Күн тәртібін келісу мәселесі дауысқа салынды». Төменде көрсетілген нысандағы дауыс беру нәтижелері келтірілген: «Дауыс берді: жақтады - (дауыстар саны), қарсы - жоқ, қалыс қалған - жоқ».
Талқылау және шешім қабылдау
Сұрақтардың ең үлкен блогы талқылау барысын бейнелеуге арналған. Күн тәртібіндегі әрбір мәселе күн тәртібіндегі тұжырымдамадан бастап жеке блокқа салынады. Осыдан кейін келесі түрде жасалатын баяндама барысы жалғасады: «Тыңдалды: (баяндамашының толық аты-жөні)». Тәжірибелі транскрипторлар сөйлеген сөздерді транскрипциялауға емес, бірнеше сөйлеммен жеткізуге болатын жалпы мағынаны қалдыруға кеңес береді. Егер есептің көп бөлігінің мағынасын сақтау маңызды болса, онда сіз құжаттың мәтінінде оған сілтеме жасай отырып, баяндаманың тезистерін немесе презентациядан үзінді келтіре аласыз.
Дәл сол пікірталас барысының көрінісіне де қатысты. Егер бірнеше сөйлеушілер бір көзқарасты ұстанатын болса, онда олардың сөз сөйлеуі келесі түрде ресімделуі мүмкін: «Спикердің пікірін қолдайтын спикерлер (спикерлердің толық аты-жөні)».
Әр сұрақтың нәтижесі бойынша шешім жасалуы керек. Ол шешімдердің жобасында алдын-ала дайындалуы керек немесе талқылау кезінде жиналысқа қатысушылардың өздері тұжырымдайды. Шешімдер нақты тұжырымдау түрінде қабылданады, олар бірмәнді және дәл берілуі керек. Жиналысқа қатысушылар тек ақпараттық сөйлеу туралы шешімдерді ескере алады.
Егер отырыста дауыс беру қарастырылған болса, онда әр саннан кейінгі хаттамада оның нәтижелері болуы керек: «Шешім бірауыздан қабылданды», «Шешім көпшілік дауыспен қабылданды», «Шешім қабылданбады». Ұқсас ескертулер жасалуы керек мәселелер талқылаудан алынып тасталған, басқа отырысқа қалдырылған немесе баяндамашының болмауына байланысты қаралмаған жағдайларда.
Соңында хаттамаға төрағалық етуші мен хатшы қол қояды және қажет болған жағдайда жиналысты шақырған ұйымның мөрімен куәландырылады.
