Отырыс соңында жиналыстың күн тәртібін, қабылданған шешімдерді, олардың орындалу шарттарын және т.с.с.-ті бекіту үшін хаттама жасалуы керек. Жиналыстан кейін бірден хаттама жасау маңызды. және кейінге қалдырмаңыз. Кәсіби хатшы хаттаманы сақтай алса жақсы. Алайда, егер олай болмаса, жиналыстардың хаттамаларын жүргізудің белгілі бір ережелерін білетін басқа адамдар да жасай алады.
Нұсқаулық
1-қадам
Жиналыс хаттамасын қабылдаған адам қабылданған шешімдердің қисынын түсіну үшін өткен кездесулердің барлық шешімдері туралы білуі керек. Егер сіз жиналысқа хаттама жазып отырсаңыз, алдыңғы бірнеше кездесудің хаттамасының көшірмесін алыңыз. Жиналыста күн тәртібіндегі мәселелерді дереу құжаттаңыз.
2-қадам
Күн тәртібіндегі мәселелердің әрқайсысының жанына кездесу барысында айтылған ойларды жазыңыз. Мұны қысқаша жасауға болады, өйткені хаттама кездесу барысында емес, содан кейін аяқталады. Бұл жазбалардың мәні - олармен бірге айтылған бірде-бір маңызды ойды жіберіп алмайсыз. Кімнің не және қандай тақырыпта айтқанын есте сақтау үшін сөйлейтіндердің аттарын жазыңыз. Жеке пікірлер мен болжамдар туралы емес, мәлімдемелерден фактілерді ғана жазыңыз.
3-қадам
Хаттаманың орындалуының өзі маңызды сәттер ұмытылмас үшін немесе жазбалар жоғалып кетпес үшін, кездесуден кейін бірден болуы керек. Хаттамада іскери стильдегі кездесудің қысқаша сипаттамасы болуы керек. Ол үшін жанама сөйлеуді қолданыңыз, бәрін өткен шақта жазыңыз: «И. И. Иванов атап өтті …».
4-қадам
Хаттаманың мазмұны:
1. кездесулердің мақсаты мен күнін көрсететін, кейде кездесудің басталатын уақытын көрсететін «қақпақтар»;
2. қатысқандардың және қатыспағандардың тізімдері;
3. қабылданған шешімдердің қысқаша мазмұны - осы шешімдердің бастамашыларын көрсете отырып.
