Кез-келген отырыстың шешімі тек хаттамамен ресімделген жағдайда ғана заңды болып табылады. Ата-аналар жиналысының, үй иелерінің немесе акционерлер жиналыстарының хаттамалары, әрине, мазмұны жағынан әр түрлі, бірақ формаға қойылатын талаптар әрқашан бірдей.
Нобаға жазыңыз
Кездесу кезінде компьютерде теру әрдайым ыңғайлы бола бермейді, сондықтан алдымен хаттаманы нобайға жазуға болады. Кейбір ақпаратты жиналыс басталғанға дейін енгізуге болады. Жоғарыда «Хаттама» сөзін жазыңыз, төменде - кездесудің атауы және күні. Сол жақта одан да төменірек «Қатысқан» сөзін жазыңыз. Егер шешімнің тізімнің білікті немесе қарапайым көпшілігінің қабылдауы күтілсе, онда қанша адам болуы керек екенін көрсетіңіз. Бұл, мысалы, үйді қалай басқаруға болатындығын, күрделі жөндеуге ақша жинауды және т.б. шешетін үй иелерінің жиналысы туралы сөз болғанда маңызды. Төменде күн тәртібіңізді жазыңыз. Егер сіз әлі білмейтін мәселелерді талқылауға ниет білдірсеңіз, «Әр түрлі» тармағын қосыңыз. Кейбір жағдайларда мерзімді көрсету керек.
Жиналыс басталады
Қанша адам бар және қанша адам болуы керек екенін жазыңыз. Күн тәртібіне «Тыңдалды» сөзін жазып, қос нүкте қойыңыз. Сұрақтарды, баяндамашылардың аты-жөндерін және баяндамалардың қысқаша мазмұнын нүкте бойынша жазып алыңыз. Спикерлерден алдын-ала сөз сөйлеуін сұрауға болады. Әр жүргізушіге қойылған сұрақтар мен жауаптарды хаттамаға жазып алыңыз. Шешімдерге келетін болсақ, оларды әр сұрақтан кейін немесе хаттаманың төменгі жағындағы жеке блок түрінде енгізуге болады. Қанша адам «қолдады», «қарсы» дауыс берді, қанша адам қалыс қалды дегенді көрсетіңіз. Шешімдер бойынша төраға мен хатшының аты-жөнін жазып, күнін қойыңыз. Кейбір жағдайларда барлық президиум мүшелерінің аттарын көрсету қажет.
Компьютердегі мәтінді теріңіз
Компьютерде теру кезінде хатшы әдетте мәтінді өңдейді. Мағынасын бұзбауы үшін оны өңдеп көріңіз. Бұл әсіресе шешімдерге қатысты. Хаттамаларды тіркеудің бірыңғай формасы жоқ, бірақ әдетте келесі ережелер қолданылады:
- мәтін 14 нүктелік өлшемде бір немесе бір жарым интервалмен терілген;
- негізгі мәтінді туралау - екі жақта;
- тақырыпты туралау - центрленген, қатысушылар саны - оң;
- абзацтар қызыл сызықтан басталады.
Мәтінді теріңіз, төраға мен хатшының қолдары үшін орын қалдыруды, сондай-ақ қолдардың стенограммаларын қоюды ұмытпаңыз. Күнді төменгі жағына қойыңыз. Хаттаманы басып шығарыңыз және төраға мен хатшыға қол қойыңыз. Кездесу сырттай өткізілетін жағдайлар бар. Бұл жағдайда сөйлеу мәтіндері жазылмайды. Қалған хаттама дәл осылай жасалады.
