Жиналыста, жиналыста немесе мәжілісте қабылданған маңызды шешімдер оларды орындау үшін қабылдануы үшін хаттамамен рәсімделуі керек. Ол үшін ең алдымен құжаттың формасына да, мазмұнына да үлкен назар аудара отырып, хаттаманы дұрыс рәсімдеу қажет. Бірыңғай форманың жоқтығына қарамастан, мұнда өзіндік ерекшеліктер бар.
Нұсқаулық
1-қадам
A4 парақтарын немесе фирмалық бланкілерді дайындаңыз (ішкі құжаттар үшін). Бұл сізге толық мәліметтерді қолмен енгізуден құтқарады (ұйымның атауы, мекен-жайы және т.б.). Парақтың жоғарғы ортасында дереу «Хаттама» атауын жазыңыз, ал оның астына кішігірім әріптермен жиналыстың негізгі тақырыбын - қысқаша сипаттаңыз. Іс-шараның күні мен орнын көрсетіңіз. Енді жалпы шешімдер қабылдауға қатысатын жиналысқа қатысушылардың тізіміне қатысты міндетті кіріспе бөлімді толтыруды бастаңыз.
2-қадам
Басында көшбасшының (жиналыс төрағасы) тегі, аты, әкесінің аты және лауазымын жазыңыз. Сол форматта отырыстың хаттамасын алып отырған хатшының мәліметтерін атаңыз. Әрі қарай, «Қатысқандар» бөлімінде кездесуге қатысқандардың барлығын (толық аты-жөні, қызметі) тізімдеңіз. Қатысушылар саны көп болған жағдайда, олардың тізімі параққа сыймайды, олардың тізімін бөлек құжатқа қоса отырып, олардың жалпы саны көрсетіледі. Оған хаттама соңында «Қосымша» бөлімінде сілтеме жасауды ұмытпаңыз. «Күн тәртібі» бөлімін хаттаманың келесі блогы ретінде орналастырыңыз. Міне, нөмірленген тізімде осы кездесуге арналған барлық мәселелерді келтіріңіз.
3-қадам
Хаттаманың мазмұнын күн тәртібінде көрсетілген тәртіпке сәйкес қатаң түрде толтырыңыз. Параграфтардың әрқайсысы үш бөлімнен тұруы керек. Оның біріншісінде («Тыңдалды») баяндамалардың мәтіндерін беріңіз және міндетті түрде аты-жөні мен инициалдарын, сондай-ақ сөйлеушілердің позицияларын көрсетіңіз. «Спикерлер» бөлімінде, ұқсас форматта, талқылау кезінде сөз алған басқосудың басқа қатысушыларын көрсетіңіз. Келесі «Шешілді» бөлімінде тыңдау барысында қабылданған шешімдерді тізімдеңіз, «қарсы», «жақтаймын» немесе «қалыс қалдым» деген дауыстарды көрсетіңіз. Одан әрі жиналыс төрағасы мен хатшысының қолдарын қойыңыз.
