Шығыс құжаттар - бұл ұйым үшінші тарап адресаттарына (жеткізушілерге, тұтынушыларға, бақылаушы органдарға және т.б.) немесе басқа қалалардағы әріптестеріне жіберетін ресми хаттар. Әдетте, екі қызметкер осы хат-хабарларды өңдеу үшін жауапкершілікті бөледі: құрастырушы және кеңсе қызметкері. Біріншісі мәтінді дайындауға және келісуге жауап береді. Екіншісі хатты тіркейді, түпнұсқаны тағайындалған жерге жібереді және қызметтік көшірмені сақтайды.
Қажетті
- - компанияның нысаны;
- - мәтіндік редактор орнатылған компьютер;
- - шығыс құжаттаманы тіркеу журналы.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіз компилятор болсаңыз
Құжат жобасын дайындаңыз. Шығыс хаттар белсенді және жауап беруі мүмкін. Бірінші жағдайда сіз кез-келген ресми мәселе бойынша басқа ұйыммен немесе белгілі бір адаммен хат алмасуды бастайсыз (бастайсыз). Жауап хатта алынған сұрауға сәйкес ақпарат болуы керек.
2-қадам
Хатты ұйымның фирмалық бланкісіне екі данада басып шығарыңыз. «Тақырып» деп аталатын құжаттың жоғарғы бөлігі дұрыс пішімделгеніне көз жеткізіңіз. Оң жақтағы формада орналасқан компания туралы мәліметтерден басқа, оған адресаттың мәліметтері және хаттың тақырыбы кіреді.
3-қадам
Жоғарғы сол жақ бұрышта құжат тағайындалған адамның тегі, аты-жөні, тегі, ұйымның немесе жеке тұлғаның мекен-жайын теріңіз. Ақпаратты көрсету процедурасы бірдей болуы керек, мысалы:
«Волна» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің бас директорына
Сидоров И.
Рабочая көшесі, 37, кеңсе он төрт, Саратов, 109235 ».
4-қадам
Оң жақта сіздің ұйымыңыздың мәліметтері астына хаттың тақырыбын қойыңыз. Ол мәтін мазмұнын нақты көрсететін қысқа болуы керек. Мысалы: «Ғимараттың санитарлық жағдайына жоспарлы тексеру жүргізу туралы» немесе «Күрделі жөндеуді қажет ететін үйлер туралы ақпарат беру туралы».
5-қадам
Негізгі мәтінді адресатқа жүгінуден және оған осы хаттың жіберілу себебін көрсетуден бастаңыз. Мысалы: «Құрметті Иван Иванович! Сізге 2011 жылдың 14 қаңтарында жалға алынған ғимараттың санитарлық жағдайын жоспарлы тексеру туралы хабарлайды ».
6-қадам
Егер шығыс құжатқа қосымшалар болса, оларды негізгі мәтіннен кейін жазыңыз, мысалы: «3 беттегі қосымша. 1 данада ». Мәтіннің соңғы парағының төменгі жағында құжаттың авторы көрсетілуі керек. Әдетте, хат авторы өзінің тегін, инициалын және жұмыс телефонын негізгі қаріптен кішірек етіп тереді.
7-қадам
Хатты ұйымыңыздағы шешім қабылдаушылармен кез-келген бағытта тексеріңіз. Мысалы, қаражат жұмсауға байланысты құжаттарды бухгалтер мақұлдайды, ал салық органының сұрауына жауаптарға адвокат қол қояды. Хатты мақұлдайтын ұйымның қызметкерлері жеке қолтаңбаларын транскриптпен мәтіннің соңында екінші данаға басшының визасы үшін орынның астына қояды. Қажетті келісімдерді алғаннан кейін шығыс құжатқа ұйымның басшысы қол қояды.
8-қадам
Келісілген және қол қойылған құжатты кеңсе қызметкеріне тапсырыңыз. Егер сіз көшірмені сақтағыңыз келсе, қосымша көшірмені басып шығарыңыз. Кеңсе қызметкерінен оған шығыс нөмірді қоюды сұраңыз.
9-қадам
Егер сіз іс жүргізуші болсаңыз
Оригинатордан шыққан хатты қабылдаңыз. Негізгі мәліметтердің қол жетімділігі мен дұрыстығын, мақұлдау визаларын, автор туралы ақпаратты және менеджердің қолын тексеріңіз. Хатқа қосымшалардың болуына назар аударыңыз.
10-қадам
Құжат туралы ақпаратты шығыс пошта журналына жазыңыз. Егер сіздің ұйымыңыз электронды құжат айналымына көшкен болса, мәліметтер базасын жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүріңіз. Дәстүрлі қағаз журналы үшін қатаң тіркеу ережелері жоқ. Алайда, іс жүзінде келесі бағандардан тұратын кесте жиі қолданылады:
- күні;
- шығыс құжатының нөмірі;
- адресат;
- түйіндеме (тақырып);
- құжаттың авторы;
- Ескерту.
11-қадам
Шығыс нөмір келесідей қалыптасады. Алдымен шығатын хабарламалардың көшірмелері сақталатын папканың қор тізімінің нөмірін көрсетіңіз. Штрих немесе қиғаш сызық арқылы белгілі бір әріптің реттік нөмірін жазыңыз. Сіз аласыз: «01-14-256» немесе «01-14 / 256», мұнда 01-14 - іс нөмірі, 256 - құжат нөмірі.
12-қадам
Форманың арнайы жолына шығыс нөмірін енгізіңіз. Жауап хат үшін, ол байланысқан кіріс құжатының нөмірін де көрсетіңіз. Хаттың бірінші данасын (мақұлдау визасыз) конвертке басып, адресатқа жіберіңіз. Құжаттың көшірмесін тиісті файл қалтасына салыңыз.
