Ұйымның экономикалық қызметі барысында менеджерлер қандай да бір себептермен алғашқы құжаттар жоғалған кезде осындай жағдайларға тап болуы мүмкін. Бұл жағдайда кәсіпкер барлық жоғалған құжаттарды қалпына келтіруі керек. Егер бұл жасалмаса, салық басқармасы менеджерді әкімшілік жауапкершілікке тартуы мүмкін.
Нұсқаулық
1-қадам
Алдымен құжаттардың жоғалу себебін анықтаңыз. Мысалы, егер төтенше жағдайда құжат жоғалып кетсе (өрт, су тасқыны және т.б.), түгендеу жүргізіңіз. Ол үшін түгендеу комиссиясының мүшелерін, тексеру мерзімдерін тағайындаңыз және түгендеу объектісін әкімшілік құжатпен белгілеңіз. Тапсырыста сіз алғашқы құжаттарды тексеру себебін де көрсетуіңіз керек.
2-қадам
Түгендеу аяқталғаннан кейін акт жасаңыз және басшының қолымен бекітіңіз. Егер өрт болған болса, мемлекеттік өртке қарсы қызмет органынан анықтама алыңыз; егер су тасқыны болса, Төтенше жағдайлар министрлігінен растама алыңыз.
3-қадам
Егер құжаттар жоқ болса немесе біреу жойып жіберсе, сіз тексеру үшін комиссия тағайындауыңыз керек. Оның құрамына тергеу органдарының өкілдері, күзетшілер және басқа да жауапты адамдар кіруі керек. Құжаттарды ұрлау кезінде міндетті түрде полицияға хабарласыңыз.
4-қадам
Түгендеу процесінде жоғалған құжаттардың тізімін жасаңыз. Есіңізде болсын, ол дәл болуы керек. Мысалы, сіз шот-фактураларды жоғалттыңыз. Бұл жағдайда сіз олардың нөмірлері мен күндерін тізімдеуіңіз керек. Құжаттар тізімін басшымен және бас есепшімен тексеріңіз.
5-қадам
Салық қызметіне алғашқы құжаттардың жоғалғаны туралы хабарлама жіберіңіз. Хатқа жоғалту фактісін растайтын құжаттардың көшірмелерін қоса беріңіз. Тауарлы-материалдық құндылықтар көшірмесін қоса беріңіз. Барлық құжаттарды ұйымның мөрімен және басшының қолымен куәландырыңыз.
6-қадам
Содан кейін жоғалған құжаттарды қалпына келтіріңіз. Ол үшін сіз бухгалтерлік есептің электрондық нұсқасын қолдана аласыз. Егер сізге контрагенттерден алынған бастапқы құжаттарды қалпына келтіру қажет болса, олардың мекен-жайына бланкілерді қайталау туралы өтінішпен хат толтырыңыз. Барлық құжаттарға жауапты адамдар мен ұйымдардың мөрлері қойылуы керек.
