Жаңадан келген хатшы үшін кіріс хат-хабарлардың дизайны күштің сынағы бола алады. Алайда, процесс қарапайым және түсінікті қадамдарға бөлінген бойда, бұл жұмыс күнінің байқалмайтын бөлігіне айналады.
Нұсқаулық
1-қадам
Ұйымға келіп түскен барлық құжаттар сол жерге қалай келгеніне қарамастан тіркелуі керек (электрондық пошта, курьер, факс және т.б.). Электрондық хаттар басылып, телефондық хабарламалар жазылуы керек.
2-қадам
Журналдың # 1-бағанында әр құжаттың алынған күні көрсетіледі. № 2 баған - оның тіркеу нөмірі. Нөмір қабылдау күнтізбелік жыл бір жылдан бастала отырып, түсу ретімен тағайындалады. Содан кейін әрбір жеткізілген құжат тексеріледі: ол дұрыс жеткізілген бе, пакет бүлінген бе. Егер оған «жеке» деп белгіленбесе, конверт немесе сөмке ашылып, мазмұны тексеріледі. Егер тізімдеме болса, олар оны тексереді. Егер көрсетілген құжаттардың кейбіреулері жоқ болса, сізге тиісті акт жасалып, кіріс хат-хабарлар журналына «Ескертулер» бөліміне белгі қою қажет. Қосымшалары бар парақтардың саны No 3 бағанда көрсетілген.
3-қадам
Хат алмасудың түрі No 4 бағанға енгізіледі. Бұл өтініш, салыстыру туралы есеп, хат, куәлік, жеделхат, хабарлама және т.с.с. келесі екі бағанда жіберуші мен хаттың шығыс нөмірі көрсетіледі.
4-қадам
Жеткізудің қысқаша мазмұны No 7 бағанда көрсетілуі керек. Мысалы, «А. А. Ивановтың қарызы туралы анықтама беру туралы. банк »немесе« В. В. Сидорованың жалақысын қайта есептеу туралы өтініш ».
5-қадам
Содан кейін хат-хабар адресаттарға таратылып, қарар алынғаннан кейін келесі екі орындаушыда және құжаттың орындалу мерзімі көрсетілген No8 бағанға енгізіледі. Ескертулер құжаттың орындалғанын және қай жерде берілгенін көрсетеді.
