Ұйымға кіретін құжаттар есепке алынуға жатады. Әдетте кіріс хаттарды тіркеу кеңсенің міндеті болып табылады, бірақ шағын ұжымдарда бұл жауапкершілік көбіне хатшыға жүктеледі. Хат-хабарларды өңдеу әдісі, әдетте, кеңсе жұмысына арналған ішкі нұсқаулықта егжей-тегжейлі сипатталған. Егер ол жоқ болса, жаңа құжаттарды өңдеу кезінде сізге белгілі бір іс-қимыл тәртібін сақтау қажет.
Қажетті
- - кіріс хат-хабарларды тіркеу журналы;
- - «Кіріс хат» мөрі.
Нұсқаулық
1-қадам
Келген хат-хабарларды қабылдап, сұрыптаңыз. Барлық хаттарды ашу керек, тек арнайы белгісі бар хаттардан басқа, мысалы, «Жеке менеджерге» немесе «Құпия» және т.б. Конвертті лақтыруға асықпаңыз, алдымен мәтінде қайтарылатын мекен-жайдың көрсетілгендігін тексеріңіз. Тіркеу үшін бухгалтерлік құжаттар (шот-фактура, шот-фактура), құттықтаулар, жарнамалық материалдар қажет емес.
2-қадам
Алынған хаттар туралы ақпаратты кіріс хат-хабарлар журналына енгізіңіз. Ол электронды немесе дәстүрлі (қағаз түрінде) болуы мүмкін. Электрондық формаларды толтыру кезінде бағдарлама әзірлеушілерінің ұсынымдарын орындаңыз. Компьютерлік жүйелер іс жүргізуді жеңілдетеді, қажетті ақпаратты жылдам табуға көмектеседі. Алайда оларда унификация маңызды, ақпаратты енгізу ережелерін қатаң сақтау, әйтпесе құжат мәліметтер базасында жоғалуы мүмкін.
3-қадам
Дәстүрлі журналды баспаханада сатып алыңыз немесе оны A4 блокнотына өзіңіз орналастырыңыз. Оған қойылатын негізгі талап - іздеудің қарапайымдылығы, толтырудың нақтылығы мен дәлдігі. Журналды кесте түрінде келесі бағандармен жүргізу ыңғайлы: 1. Тіркеу күні. Кіріс хаттарды түскен күні қарастырыңыз және кешке менеджердің қарауына жіберіңіз, егер ұйымда басқа тәртіп қабылданбаса; Тіркеу нөмірі. Бұл құжаттың атрибуты «Кіріс құжаттары» ісінің нөмірінен (ұйымның іс-шараларының бекітілген номенклатурасына сәйкес) және алынған хаттың реттік нөмірінен (күнтізбелік жылдың басынан бастап) тұрады. Мысалы, «No 01-12-273», мұндағы 01-12 - істің номенклатуралық нөмірі, 273 - хаттың ерекше нөмірі. 3. Барлық алынған корреспонденциялар, кейінірек алынған көшірмелер санына қарамастан, бір рет тіркеледі; Хаттың авторы (ұйым, жеке тұлға), мысалы, «Встреча ООО» немесе «Аймақтық әкімшілік, басшының орынбасары В. С. Сидоров» және т.б. 4. Құжат тақырыбы. Сіз осы бағанды хаттың басындағы мәліметтермен толтыра аласыз немесе оны оқығаннан кейін негізгі ойды қысқаша тұжырымдай аласыз. Осылайша жазыңыз, кейінірек сіз қандай құжат туралы әңгіме болатынын оңай есте сақтап, оны әріптестеріңізге түсіндіріңіз. Мысалы, «Көлік қызметіне келісімшарт жасасу туралы» немесе «12.12.2011 жылға дейін табыс салығы бойынша ақпарат беру туралы» және т.б.; 5. Орындаушы. Менеджердің визасын алғаннан кейін ұяшықты толтырыңыз. Жауапты дайындайтын адамның атын енгізіңіз. Мұнда төлем мерзімін атап өтіңіз. 6. Жедел хатқа жауап беру күнін белгілеңіз немесе астын сызыңыз. Ескертулер. Мұнда сіз менеджердің тапсырысының орындалуы туралы жазбалар жасай аласыз немесе хатқа маңызды қосымшалардың бар екендігін көрсете аласыз немесе қызметкерлердің жұмыста болған көшірмелерінің санын белгілей аласыз.
4-қадам
Кестені өз қалауыңыз бойынша толтырыңыз. Мысалы, құжаттардың сақталуынан қорқып, хат алған кезде мердігердің қолы қойылатын жолды таңдаңыз. Дегенмен, журналды және өзіңізді тым көп жазбалармен жүктемеңіз. Құжатта барлық қажетті ақпараттар бар, тіркеу формалары тек ондағы жұмыс кезеңін анықтауға көмектеседі.
5-қадам
Барлық хаттарға арнайы штамп қойыңыз, онда корреспонденция түрі көрсетіледі - «Кіріс». Басып шығару құжаттың бірінші парағының төменгі оң жақ бұрышында болуы керек. Басып шығару мәтінмен сәйкес келмейтініне көз жеткізіңіз. Баспа жолына сериялық нөмір мен алынған күнді қолмен енгізіңіз.
