Көптеген ұйымдарда құжаттарды ұйымдастыруға және мұрағат құруға қатаң талаптар қойылады. Істердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету және оларды бөгде көздерден оқшаулау қажет. Компанияның кез-келген қызметкері файлдарды жыпылықтай білуі керек және оны өте мұқият және дәл орындауы керек.
Қажетті
- - Лауазымдық нұсқаулық
- - Іс қағаздары немесе кітап түптеу машинасы
- - жіп немесе мықты жіп
- - тігін инесі
- - Кеңсе желімі
- - Ақ қағаз
- - Қайшы
- - Сызғыш
- - Қалам
- - Тығыздау (қажет болса тығыздау балауызы)
Нұсқаулық
1-қадам
Сіз өзіңіздің жұмыс сипаттамаңызға сәйкес істерді қарауыңыз керек. Қалай болғанда да, барлық компанияларда бұл жұмыс жалпы принциптерге сәйкес жүзеге асырылады. Алдымен әр құжатты ретімен нөмірлеу керек. Қағаздан барлық қыстырғыштарды, металл қапсырмаларды және қауіпсіздік түйреуіштерін алып тастауды ұмытпаңыз.
2-қадам
Парақ содан кейін еркін оқылатындай етіп корпусты тігуді бастаңыз. Мұны істеу үшін құжаттардың сол жақ жиегінің ортасында кеңсе сызғышымен төрт тік тесік жасаңыз. Тесіктер арасындағы қашықтық кемінде үш сантиметр болуы керек. А-4 құжаттарын тігу және түптеу үшін арнайы жұмыс үстелі машинасын қолдану ыңғайлы. Оның көмегімен қажетті папкаларды жасау қиын болмайды - ол қалыңдығы 10 см-ге дейін қағаз бумасын бірден бұрғылай алады.
3-қадам
Құжаттарды тоқу үшін арнайы тігін инесін, сондай-ақ банктік шпагат немесе мықты нейлон жіптерін қолданыңыз. Соңғы құрал ретінде қарапайым жіптерді бірнеше рет бүктеуге болады. Әдетте құжаттар парақтарды сенімді етіп бекіту үшін қатарынан екі рет тігіледі. Егер бұл іс мәңгілік мұрағатқа дайындалып жатса, бұл өте маңызды.
4-қадам
Ұзартылған жіптерді жіпке немесе шпагатқа шамамен 6 см қалдырыңыз, оларды соңғы құжаттың дұрыс емес жағындағы ортаңғы тесіктен өткізіп, торапқа мықтап байлау қажет.
5-қадам
Жіптердің түйіні мен ұштарын шеңбермен (диаметрі шамамен 4 см) немесе квадратпен (4-тен 5 см-ге дейін) кеңсе желімімен жабыстырыңыз. Фигураны қалың ақ қағаздан кесіп алу керек.
6-қадам
Тығыздағышты қағаз жапсырмасымен ішінара қабаттасатындай етіп орналастырыңыз және бір шеті қапсырылған қаптаманың соңғы парағымен қабаттасады. Сондай-ақ, сіз бұл орынды тығыздағыш балауызбен толтыра аласыз.
7-қадам
Желім толығымен құрғағанша күтіңіз. Содан кейін, тікелей мөрдің астында іс парағында парақтардың санын көрсетіп, лауазымды адамның қолын қойыңыз. Индоссамент хатын қосып, индоссаменттің күнін көрсетіңіз. Бірнеше парақтан құжаттардың көшірмелері де толтырылады, бұл кезде қолы, күні және «Көшірме дұрыс» деген жазуы бар мөртабан қою керек.
8-қадам
Уақытша сақтау үшін істі қағазға, ал тұрақты мұрағатқа арналған құжаттарды қатты мұқабаға салыңыз. Тігілген іс бойынша орындалу мерзімдерін көрсетіңіз.
