Хатшы басшының қызметін ұйымдастырады, таратады және қамтамасыз етеді. Ең алдымен, бұл әр түрлі ұйымдастырушылық мәселелер бойынша көмекші. Мұндай жұмыс бір жұмыс түрінен екіншісіне тез ауысуды қажет етеді.
Хатшының міндеттері өте көп, бірақ оларды ортақ мақсат біріктіреді: менеджерге оның жұмысына барынша көмек көрсету және уақытты үнемдеу. Хатшыға құжаттамамен, телефонмен, факспен жұмыс жасау, қоңырауларды қабылдау және тарату, келушілермен сөйлесу, басшылық үшін кездесулер, кездесулер, іссапарлар ұйымдастыру қажет.
Хатшының міндеттері
Көбіне кішігірім ұйымдарда хатшыға іс жүргізушінің функциялары да жүктеледі. Оларға ресми іс қағаздарын жүргізу және басқару, құжаттарды дайындау, олармен жол қозғалысы мен іс-шараларды ұйымдастыру, есепке алу және сақтау жатады.
Егер көлем тым маңызды болмаса, бұл хатшының міндеті. Егер көлемдер өте үлкен болса, онда іс жүргізушінің қызметі енгізіледі, ол үшін арнайы білім қажет. Хатшының негізгі қызметі - оргтехникамен және құжаттармен жұмыс. Мұқият және дәлдік қажет.
Шет тілдерді білу басым нүктеге айналады. Түйіндемені құрастырған кезде міндетті түрде оларды білу деңгейін көрсету қажет.
Білім міндетті түрде белгілі бір мамандық бойынша ерекшеленбеуі керек. Алайда, таптырмас шарт - бұл адамдарға мән беру тәсілдерін таба отырып, деректерді талдаумен байланысты оның мәні.
Жеке қасиеттерінде байсалдылық, ұйымшылдық және көпшілдік туралы айту артық болмайды. Хатшы - компанияның бет-бейнесі. Қызмет өте жауапты.
Міндеттерге телефон қоңырауларын тарату, келушілермен кездесу кіреді. Хатшылық жұмысты мансап сатысының бастапқы сатысы ретінде қарастыру әдетте қабылданған. Бірақ мұндай трамплин үшін өте жоғары білім қажет.
Хатшының пайда болуы - компанияның визит картасы. Жауапкершілік тек кофе ұсынумен және қоңырау шалумен шектелуі мүмкін, бірақ ол маңызды құжаттар жобасын жасау және басшылық пен оның отбасы үшін демалысты ұйымдастыру түрінде кеңеюі мүмкін.
Сондықтан түйіндемеде жетістіктерді көрсету маңызды. Бұл бұрынғы жұмыс орны курьерлік қызмет болған жағдайда да міндетті. Жетістіктер туралы есеп беру болашақ жұмыс берушіге жұмыс іздеушінің өзінің жұмыс орнындағы жұмысын бағалауға шебер екендігіне және тәжірибенің маңызды сәттерін бөліп көрсету шеберлігіне мүмкіндік береді.
Табыстар
Жетістіктер әрқашан индикативті болып табылады, өйткені белсенді және нәтижелі жұмысшылар кез-келген жұмыс берушіні қызықтырады. Жетістіктерді нақты цифрлар немесе фактілер көмегімен көрсету жақсы.
Бірнеше маңызды, бірақ шын мәнінде маңызды және маңызды тұстарын атап өту жеткілікті. Бұл бөлімге ақпараттың көптігін жүктемей, басты нәрсені бөліп көрсетуге мүмкіндік береді. Негізгі жетістіктерді тізімдеу кезінде компания қандай пайда немесе пайда алғанын атап өту керек.
Мысалы, сәттілікті көрсету арқылы сіз сөйлемді жүзеге асыру фирманың шығындарын белгілі бір пайызға азайтты деген сөйлеммен аяқтай аласыз. Өз жетістіктеріңізді дұрыс сипаттау маңызды. Сіз өзіңіздің түйіндемеңізді жұмыс сипаттамасының түріне айналдырмаңыз. Бұл құжат тәжірибені сипаттау үшін негіз ретінде алынған болса да, барлық тұжырымдарды мұқият тексеру мағынасы бар.
Кейде жетістіктер бірінші адамда сипатталады. Бұл тұжырымдама жалпы түйіндеменің тұжырымдамасына аздап қайшы келеді. Оларды қолданудан бас тартқан дұрыс. «Іске асырылды», «стратегия іске асырылды … қамтамасыз ететін …» және т.б. нұсқалары неғұрлым ыңғайлы және негізделген.
Сіз өзіңіздің түйіндемеңізбен бірге жіберілген ілеспе хатта кез-келген маңызды жетістіктеріңізге сілтеме жасай аласыз. Мұндай хабарламаны оқығаннан кейін жұмыс беруші немесе менеджер қоса берілген құжатпен танысқысы келеді.
Мысалдар мен ұсыныстар
Олардың жетістіктері күнделікті жұмыста да болуы мүмкін. Олардың арасында жеңімпаздар да бар:
- бірнеше тексеруден сәтті өту;
- бағдарламалау бөлімімен бірге электронды мәліметтер базасын енгізу және дамыту арқылы кәсіпорындағы құжат айналымын жеделдету;
- ірі компанияның 7.7 «1С: Кәсіпорын» нұсқасынан 8.3-ке сәтті өтуін ұйымдастыру;
- есептеулерді автоматтандыруды енгізу арқылы жоспарлау бөлімінің тиімділігін арттыру, бұл экономистер штатын екі есеге қысқартуды қамтамасыз етті.
Іс жүзінде қол жеткізілген нәрсені сипаттау маңызды. Бас есепшінің жетістігі, егер оның міндеттері орындалатын функциялардың бөлігі болмаса, байланысты болмауы керек. Кейбір жағдайларда қызмет түрін өзгерткен кезде жеңістерді мансаптық өсудің жаңа міндеттеріне жақындату қажет болады.
Кәсіби жетістіктер қызмет барысында жүзеге асырылатын міндеттер мен мақсаттарды көрсетеді. Олар қажетті қасиеттер жиынтығының көрінуінің салдары болуы мүмкін. Көшбасшы үшін бұл көп нәрсені білдіреді.
Сонымен, сәтті нұсқалардың арасында пайда болуы мүмкін:
- компанияның топ-менеджерлерінің жұмысын үйлестіру;
- келісімшарттарды, қол қою үшін қажетті құжаттаманы дайындау;
- оларды таратумен қоңырауларды қабылдау;
- хат-хабарларды жіберу, қабылдау және тіркеу;
- қонақтармен кездесу және үйлестіру;
- корпоративтік іс-шараларды ұйымдастыруға көмек және ұйымдастыру;
- Саяхатқа қолдау;
- басшыны әкімшілік қолдау;
- толық жұмыс істеуі үшін қажетті барлық нәрсені қамтамасыз ету;
- тазалау және курьерлік қызметтердің қызметін үйлестіру;
- стресске қарсы тұру және жанжалдың еркіндігі, тамаша қарым-қатынас дағдылары;
- жағымды талғампаз көрініс;
- кеңсе техникасын пайдалану дағдылары;
- құпия ақпаратпен жұмыс жасау мүмкіндігі;
- озық пайдаланушы деңгейінде компьютер, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook және басқа электронды пошта, «Consultant Plus», Lotus-пен жұмыс істеуге арналған компьютерлік бағдарламаларды иемдену.
Резюменің сәтті мысалдарына жауапкершілікті анықтайтын және орындайтын мысалдар жатады. Сондай-ақ әлеуетті жұмыс берушіні ресми жұмыс бұрын болмаған себептер туралы хабарлау мағынасы бар.
Жетістіктерді көрсетудің маңыздылығы
Өтініш берушіге қойылатын талаптар тұрғысынан қажетті сапаларды сәтті көрсетудің нұсқасы келесі болуы мүмкін:
- кеңсе өмірін ұйымдастыру: су, кофе, кеңсе тауарларына тапсырыс беру, кеңсе жабдықтарын жөндеуді, жинауды ұйымдастыру;
- құжаттаманың аудармасы, оның ішінде техникалық;
- кеңсе техникасымен жұмыс;
- компанияның қызметтері туралы клиенттерге кеңес беру;
- VIP-қонақтардың кездесулерін ұйымдастыру;
- жағымды және жайлы жұмыс жағдайын қамтамасыз ету.
Алдыңғы жұмыс орнынан кету себептері ретінде нақты себептерді көрсету қисынды. Мысалы, ресми тіркеусіз жұмыс, азаматтық-құқықтық еңбек шарты бойынша. Тиісті құжат қоса тіркелуі керек.
Келесі нұсқаларға жол беріледі: ұсыныстарды қарау кезінде кез-келген объективті себептер жұмысқа орналасуға әкелмеді;
- болашақ жұмыс орнының тұрғылықты жерінен үлкен қашықтығы (жету қолайсыз);
- хабарландыруда көрсетілген міндеттердің сәйкес келмеуі;
- бұлыңғыр төлем шарттары;
- ТК сәйкес келмеуі;
- қайта даярлау, демалыс, отбасылық жағдайлар.
Кәсіби дағдылар мен қабілеттер тізімінде жетістіктерге ықпал ететіндер көрсетілген. Бұл қоңырауларға жауап беру, оларды менеджерге хабарлау арқылы тіркеу, бастыққа арналған жұмыс жоспарын құру, тапсырмаларды орындау, қызметтік жазбалар жасау, кез-келген құжаттармен жұмыс жасау.
Қызметкерлерге менеджерден бұйрық беру және олардың орындалуын бақылау, жеке тапсырмалар бойынша мердігерлерді табу, менеджердің жұмыс орнын кеңсе керек-жарақтары, жабдықтар түріндегі қажетті құралдармен қамтамасыз ету, сұраныстардың жедел қаралуына ықпал ету тәжірибесін еске алу өте жақсы. және қызметкерлердің ұсыныстары, іс қағаздары мен құжаттардың архивін жүргізу, олардың сақталуын қамтамасыз ету, мұрағатқа тапсыру, басшының іссапарларын ұйымдастыру, әуе және теміржол билеттеріне тапсырыс беру, қонақ үйлерді брондау.
Түйіндеменің кәсіби жетістігі оның маңызды бөлігі болып табылады. Түйіндемені жазу кезінде және жұмыс берушіге жағымды әсер қалдырамын деп үміттену кезінде оны ешқашан елемеу керек. Жұмыс тәжірибесінен олар өздерінің еңбектерін, жобаларға қатысуын, кез-келген тапсырмаларды орындауын, біліктілігін арттыруды шынымен ерекшелендіреді. Кез-келген қызмет саласында кез-келген жетістіктерді атап өтуге болады.
Өзіңізге аздап мақтау айтудан ұялмаңыз. Бұл түйіндемені жұмыс берушіге қызықты етуге көмектеседі. Сонда сұхбатқа шақыру сізді күте алмайды.
