Күн тәртібі - жиналыстың немесе жиналыстың қаңқасы. Онда талқылауға арналған негізгі тақырыптар мен талқылаудың негізгі бағыттары белгіленеді. Ол кездесудің тәртібін белгілейді, қатысушылардың назарын кәсіби әңгімеге бағыттайды, пікірталастың хаотикалық пікір алмасуға айналуына жол бермейді.
Нұсқаулық
1-қадам
Басшылық кездесудің күні мен тақырыбын шешкеннен кейін күн тәртібін дайындауды бастаңыз. Пятки ыстық, сізге оның нүктелерін тұжырымдау оңайырақ болады. Сонымен қатар, менеджер түзетуді қаласа, сізде бірінші нұсқаны түзетуге жеткілікті уақыт болады.
2-қадам
Жиналыс тақырыбының негізгі және кіші аспектілерін бөліп көрсетіңіз. Күн тәртібін әдеттегідей шешілетін ұсақ мәселелермен артық салмаңыз. Ең жақсы нұсқа - талқылауға команданың көпшілігі қызығушылық танытатын 1-2 маңызды сәттерді қосу және онша маңызды емес мәселелерді, соның ішінде кездесу кезінде туындаған мәселелерді жедел шешуге уақыт қалдыру.
3-қадам
Күн тәртібіндегі мәселелерді тұжырымдау. Көп мағыналы немесе көп мағыналы сөйлемдерден аулақ болыңыз. Күн тәртібіндегі мәселелерді мүмкіндігінше нақты етіп жасаңыз. Оларды оқығаннан кейін жиналысқа қатысушы мәселенің мәнін және оны талқылаудың мақсатын оңай түсінуі керек. Егер сізде қандай да бір қиындықтар болса, осы тақырып бойынша негізгі сөз сөйлейтін маманнан көмек сұраңыз.
4-қадам
Әр тармақ «туралы» немесе «туралы» предлогынан басталуы керек: «Сату бөлімінің бастамасымен сенбілік өткізу» немесе «Маркетинг бөлімі мен баспасөз қызметі арасындағы функцияларды қайта бөлу туралы» және т.б. Егер қандай да бір нормативтік құжат талқылауға шығарылса, онда тармақ келесідей болуы мүмкін: «Кәсіпорын Жарғысын бекіту туралы» немесе «Хатшылық қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарына өзгерістер енгізу туралы» және т.б. Талқылауды қажет етпейтін ақпараттық сұрақтар үшін жақшаның ішіне немесе көп нүктемен бөлінген тиісті түсініктеме беріңіз. Мысалы, «Кітап шығарудың перспективалық бағыттары туралы: Бас директор орынбасарының семинарға іссапарға баруы туралы есебі».
5-қадам
Күн тәртібін құрыңыз. Іс жүзінде сұрақтарды орналастырудың екі тәсілі бар: маңыздыдан маңызды емеске және кішіден маңыздыға дейін. Әр варианттың жағымды жақтары бар. Бірінші жағдайда, жиналыстың басында негізгі мәселелер қарастырылады. Қызметкерлер белсенді, шаршау оларға әлі әсер етпейді. Бірақ бірінші сұрақты талқылау созылуы мүмкін, ұсақ, бірақ маңызды мәселелерді шешуге уақыт қалмайды. Егер кездесу маңызды емес сәттерден басталса, қызметкерлер біртіндеп ырғаққа қосылып, негізгі мәселе жарияланған уақытқа дейін олар конструктивті диалогқа толықтай дайын болады.
6-қадам
Күн тәртібін ұйымыңыздың кеңсе талаптарына сәйкес басып шығарыңыз. Пікірталасқа қойылатын нақты сұрақтардан басқа кездесудің күнін, уақытын, орнын, негізгі спикерлерді, қатысушылар мен шақырылған сарапшыларды көрсетіңіз. Ұйым басшысымен құжатты келісу. Сіз күн тәртібінің түпнұсқасын кейінірек жиналыс хаттамасына қоса аласыз. Бекітілген күн тәртібі негізінде қызметкерлерге ақпараттық бюллетень немесе хабарландыру дайындаңыз.
