Ірі ұйымдарда келушілердің көпшілігі әдетте қажетті ақпаратты хатшылықтан алады. Менеджердің көмекшісі байланыс туралы қандай әсер қалдырады? Клиент қайтадан қоңырау шалғысы келе ме? Мүдделі адам сұрақтарына жан-жақты жауап ала ма? Хатшының жағымды қасиеттеріне сенімді болу үшін бірінші кездесуге жауапкершілікпен дайындалып, сұхбатты сауатты ұйымдастырып, өткізу керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Хатшы - компанияның бет-бейнесі. Ең алдымен, өтініш берушінің сыртқы түрін бағалаңыз. Өйткені, оларды киімдері қарсы алады, бірақ оларды ақыл-ойы алып жүреді деп бекер айтпаған. Хатшының ұқыпты және жылы шырайлы көрінісі сізге қажет келісімшартқа қол жеткізуге немесе алдағы келіссөздер туралы келіссөздер жүргізуге ұзақ уақыт кетуі мүмкін. Егер сіздің жеке «имиджіңіз» болса, ішкі түйсігіңізді тыңдауға тырысыңыз. Егер сіз өзіңіздің ішкі қайшылықтарыңызды тудыратын адамның позициясын мақұлдайтын болсаңыз, онымен жұмыс істеу қиынға соғуы мүмкін, өйткені хатшы компанияның беті ғана емес, менеджердің оң қолы болып табылады. Алайда, сізді жарқын, әдемі көрініспен қуантатын адамды бірден мақұлдамаңыз. Әдемі сурет тез скучно болады, ал қағаздар жиналмай қалады.
2-қадам
Әңгімелесу кезінде мұқият тыңдаңыз: хатшы клиенттермен сөйлеседі, телефонмен сөйлеседі және хат жазады. Оның сөзі сауатты, аяқталуы дәйекті және реңі мейірімді болуы керек. Сөйлеу барысында паразиттік деп аталатын сөздердің болуына ерекше назар аударыңыз. Егер өтініш берушінің монологы қажетсіз «демек бұл», «былайша айтқанда», «ух», «жақсы» деген сөздермен толтырылған болса, онда сіз бұл жағдайда бұл сөз тіркестерінің жоқтығына іскери жағдайда қол жеткізе қоюыңыз екіталай. Жаргон мен жаргонды қолдануға жол берілмейді деп саналады, егер сіз өзіңіз сөйлесуге бейресми бағытты қабылдауға мүмкіндік бермесеңіз.
3-қадам
Хатшыдан диктант жазуды сұраңыз. Сонымен, сіз бірден үш маңызды қасиетті тексересіз: басып шығару жылдамдығы, жазу сауаттылығы және дербес компьютерде жұмыс істеу. Стилистикалық қателіктер жіберіп, өтініш берушінің реакциясын байқаңыз. Егер ол сыпайы түрде сөз тіркесін құрудың ең қолайлы тәсіліне кеңес берсе, мұны өзіңізге «плюс» белгісімен белгілеңіз.
4-қадам
Хатшының түйіндемесін мұқият оқып шығыңыз. Алдыңғы жұмыс орындарына назар аударыңыз, өтініш берушіден кету себептерін сұраңыз. Сыпайы және тез ойлы адам ешқашан бұрынғы жетекші туралы бейтарап сөйлемейді, командаға «балшық лақтырмайды» немесе өзінің қателіктері туралы айтпайды. Естуге болатын ең қолайлы жауап - жалақы күтулерінің сәйкес келмеуі. Түйіндеме мәтініндегі және әңгімелесушінің әңгімесіндегі негізгі сөздерді бөліп көрсетіңіз: ұқыптылық, тәртіптілік, күйзеліске қарсы тұру, көпшілдік, сыпайылық. Хатшы ұйымның әртүрлі бөлімшелері арасындағы дәнекер болып табылатындығын ұмытпаңыз; менеджердің көңіл-күйі де, кеңседегі жайлылық, достық атмосфера мен тәртіп оның кәсіби және жеке қасиеттеріне байланысты болуы мүмкін.
