Іскери хат компанияларда серіктестермен, жеткізушілермен, қызметкерлермен, клиенттермен байланыс кезінде қолданылады. Бұл құжат компанияның оң имиджін құруда маңызды рөл атқарады. Сондықтан іскерлік хатты дұрыс, сауатты, түсінікті, сонымен қатар қарапайым және оңай құрастыру қажет. Ол ақпарат алуы керек және ұйым алушыдан жетуі керек мақсатты көздеуі керек. Іскери хаттың не екенін түсіну үшін оның құрылымын мұқият қарау керек.
Іскери хатыңыздың оң жақ бұрышына компанияңыздың логотипін салыңыз. Егер компанияда жоқ болса, онда ұйымның атауын, сондай-ақ оның заңды мекен-жайы мен міндетті түрде деректемелерін жазыңыз, олар, әдетте, мөртаңбада болады. Бұл СТН, KPP, есеп айырысу шоты, корреспонденттік шот, BIK және шот және ол ашылған банк туралы басқа ақпарат.
Компания логотипі мен мөртабанынан кейін алушының жеке деректерін енгізіңіз, егер іскери хат белгілі бір адамға жіберілсе. Құжат компанияға жолданған кезде оның атын, орналасқан мекен-жайын жазыңыз.
Парақтың ортасында сіз алушыға өтініш жазуыңыз керек. Егер хат белгілі бір адамға бағытталған болса, мысалы, былай жазыңыз: «Құрметті Петр Ефремович!» Компанияға хат жіберілген кезде келесі нұсқа болуы мүмкін: «Құрметті серіктестер!» Назар аударыңыз, адресатқа жүгінген кезде сөздерді қысқарту мүмкін емес. Егер хат жеке болса, сіз оны былай жаза аласыз: «Құрметті Юрий Альбертович!»
Іскери хат мәтініне алдымен белгілі бір жағдайды тудырған оқиғаларды жазыңыз. Әрі қарай, хаттың мақсатын көрсетіңіз. Құжаттың осы бөлігін мұқият қарастырыңыз. Айқын, қысқаша, қол жетімді тілде талап қою, шақыру, өтініш, ұсыныс, жауап, құттықтау, өтініш немесе хат жазуға түрткі болған басқа мақсатпен жазыңыз.
Содан кейін іскери хатты қорытындылаңыз, яғни адресаттан алғыңыз келетін нәтижені жазыңыз. Егер сіз, мысалы, серіктесіңізді тауарлардың презентациясына шақырсаңыз, онда сіз келесі жайттарды көрсетуіңіз керек: «Көрмеге келесіз, дұрыс өнімді таңдаңыз».
Кейбір жағдайларда іскери хатқа құжаттар қоса беріледі. Егер сіз, мысалы, серіктесіңізді көрмеге шақырсаңыз, алушыға осы іс-шараға шақыруды міндетті түрде ұсыныңыз.
Сіздің іскери хатыңызды дұрыс толтырыңыз. Сізге: «Шын жүректен …» деген сөздерді жазу керек, содан кейін құжат жасалған адамның жеке деректері мен байланыстарын көрсету керек деп қабылданды.
