Іскери корреспонденцияның оны жеке хабарламалардан ажырататын ерекшеліктері бар. Қарым-қатынастың ресми стилі, аты және әкесінің аты бойынша жүгіну, емле мен пунктуация ережелерін сақтау дұрыс іскери хаттың негізі болып табылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Әріпті «Құрметті (тер) …» деген сөздерден бастаған дұрыс. Егер сізге дәрежесі жоғары адаммен байланысу қажет болса, оны міндетті түрде аты мен әкесінің аты бойынша жасаңыз. Өмірде оңай қарым-қатынас жасай отырып, іскери хат алмасуда ресми тонды сақтау керек. Егер кенеттен хаттар бас директордың қолына түссе, ол «ей, братан» деген сәлемдесуді көргенде жағымсыз таң қалады.
2-қадам
Бір адамға жүгінген кезде бас әріппен жазыңыз: сіз, сіз, сіздікі, сіз және т.б. Бірнеше сілтемелер әрқашан кіші әріптермен жазылады.
3-қадам
Хаттың реңкі байсалды және ақылды болуы керек. Жұмыс процестерінің егжей-тегжейлі сипаттамасына терең енбеңіз, нүктеге дейін жазыңыз. Әңгімелесушіден оған қажет емес мәліметтерді қайта айта отырып, қымбат уақытты алмаңыз.
4-қадам
Жазу кезінде стандартты қаріптер мен қара түсті қолданыңыз. Радуга түсіндегі мәтінді оқу оңай емес. Егер сіз қандай да бір сөз тіркесін бөлектегіңіз келсе, оның алдына «Мен сіздің назарыңызды аударамын …» деп жазыңыз.
5-қадам
Смайликтерді қолданбаңыз. Олар тек достық хат-хабарларда ғана маңызды. Ол үшін әзіл-оспақты реңктер мен жаргон сөздерді («сабын» - электрондық пошта, «бағдарламашы» - бағдарламашы және т.б.) қалдырған жөн.
6-қадам
Хатыңызды мәселенің мәнін көрсетуден бастаңыз. Содан кейін ғана барлық сұрақтарыңызды қойыңыз.
7-қадам
1/4 A4 парағына он екінші қаріпке сай болуға тырысыңыз. Көлемді хаттарды оқу қиын. Олар көбіне аяғына дейін оқылмайды немесе абзацтар өткізіп жіберіледі. Егер сізге көп нәрсе жазу керек болса, ақпаратты бірнеше хабарламаға бөліңіз.
8-қадам
«Ізгі ниетпен, аты-жөні» іскери хатына арналған жақсы аяқтама. Егер сіз электрондық пошта арқылы байланыс жасасаңыз, онда барлық хаттармен бірге жүретін қолтаңба жазыңыз. Болуы керек:
- тегі, аты, қажет болған жағдайда - әкесінің аты;
- лауазым;
- Компанияның Аты;
- мекен-жайы;
- телефон;
- қосымша ақпарат - ұран, тілек және т.б., егер ол корпоративтік стильде берілсе.
9-қадам
Тыныс белгілері мен емлесін тексеріңіз. Егер үтірлерге сенімді болмасаңыз, сөйлемді басқаша құрыңыз немесе оны екіге бөліңіз. Күдікті сөзді синонимге ауыстырған дұрыс.
