Іскери этикет ережелері әріптестерінен және серіктестерінен алынған хаттарды жауапсыз қалдырмауын талап етеді. Ресми хат-хабарда ерекше рөл растау хатына жатады. Бұл құжат алдын-ала келісімдерді, кез-келген ақпаратты алу және беру фактілерін, белгілі бір іс-шараға қатысуға ниет білдіруді және т.б. Растау хаттарының әр түрі үшін жақсы бекітілген тіркестер бар.
Нұсқаулық
1-қадам
Растау хатын жазу үшін стандартты A4 формасын дайындаңыз. Жоғарғы сол жақ бұрышта сіздің ұйымыңыз туралы ақпаратты міндетті түрде орналастырыңыз: толық аты-жөні, пошталық индексі бар заңды мекен-жайы, байланыс телефондары, бастапқы мемлекеттік тіркеу нөмірі (OGRN) және басқа ақпарат. Жоғарғы оң жақ бұрышта адресаттың деректерін көрсетіңіз: алушы ұйымның атауы, лауазымы, растау хаты жіберілген адамның тегі мен аты-жөні, пошталық мекен-жайы.
2-қадам
Электрондық поштаңыздың тақырыбын құрастырыңыз. Бұл алушының оны анықтауын жеңілдетеді және сіздің ұйымыңыздың архивінде ұйымдастыруды жеңілдетеді. Тақырып қысқа және мазмұнды болуы керек, мысалы: «ЖШҚ« ННН »жеткізілім шартын алған кезде немесе« 02.02.2002 жылы семинарға қатысуды растау туралы ». Ұйымыңыздың мәліметтері астына тақырыпты теріңіз.
3-қадам
Тақырыптан 2-3 жолды бөліп, адресатқа хабарлама теріңіз. Іскери серіктестерге ресми өтініштің стандартты формасын қолданыңыз: «Құрметті Иван Иванович!» немесе «Құрметті Иванов мырза!»
4-қадам
Растау хатының негізгі бөлігінде сіздің ұйымыңыздың кез-келген құжаттарды, тауарларды, қызметтерді адресаттан алғандығы туралы қысқаша сипаттаңыз. Мәтін лаконикалық болуы керек және 1-2 сөйлемнен аспауы керек: «AAA LLC жеткізілім шартының 2 (екі) данасын 12.02.2011 ж. No 34 алғандығын растайды».
5-қадам
Егер хатта бұрын қол жеткізілген келісімдер расталса, олардың мәнін қысқаша сипаттауыңыз қажет. Мысалы, кәсіпорындардың бас директорлары арасында әңгіме болып өтті, онда олар 2010 жылдың 29 қаңтарында келіссөздер барысында қол жеткізілген өзара тиімді ынтымақтастыққа ниеттерін білдірді. Келісім жасау үшін қажетті құжаттарды жіберіңіз ».
6-қадам
Растау хатын ризашылық пен ұзақ мерзімді ынтымақтастыққа үміт білдіретін фразамен аяқтаңыз. Қажет болса, сіз хаттың соңында қосымша ақпараттар немесе құжаттар сұрай аласыз: «Біз экологиялық проблемалар жөніндегі семинарға қатысатынымызды 2008 жылдың 23 мамырында растаймыз. Қатысушының сауалнамасын біздің мекен-жайға жіберіңіз».
7-қадам
Хатты екі данада басып шығарыңыз және ұйым басшысымен қол қойыңыз. Сіз бір данасын адресатқа пошта арқылы жібересіз, екіншісі - сақтау үшін өзіңіздің архивіңізге салыңыз.
