Экономикалық қызмет барысында компания басшылары жеткізушілермен және сатып алушылармен көптеген әртүрлі келісімшарттар жасайды. Осы ережелердің қолданылу мерзімін қадағалап отыру үшін кейбір ұйымдар шарттар тізілімдері деп аталатындарды қолданады. Жалпы, «тізілім» ұғымы кіріс және шығыс құжаттарын тіркеудің белгілі бір журналын білдіреді. Мұндай мәліметтер базасын қалай құруға болады?
Нұсқаулық
1-қадам
Алдымен сіз тізілімде қандай ақпаратты көргіңіз келетінін шешуіңіз керек, яғни өзіңіз үшін маңызды критерийлерді бөліп көрсетіңіз. Осыдан кейін, Excel-де де, қарапайым дәптерде де (жақсырақ A4 форматында) жасауға болатын журналда кесте жасаңыз.
2-қадам
Егер сіз екінші әдіспен тоқтасаңыз, онда алдымен титулдық бетті жасаңыз. Оған ұйым туралы мәліметтерді, яғни INN, KPP, OKATO, заңды мекен-жайы мен ұйымның басшысын жазыңыз. Ортасында «Келісімшарттар тізілімі (мерзімін көрсетіңіз)» деп жазыңыз.
3-қадам
Келесі, келесі парақта алты бағаннан тұратын кесте жасаңыз. Бірінші бағанда контрагентпен жасалған келісімшарттың нөмірін, екіншісінде - нормативтік құқықтық құжаттың күнін, ал үшіншісінде - оның аяқталу күнін көрсетіңіз.
4-қадам
Әрі қарай контрагенттің, мердігердің және келісімшарттың тақырыбын көрсетіңіз, мысалы, бухгалтерлік бағдарламаларды жасау. Таңдау бойынша сіз келісімшарттың сомасын, қосымша келісім бар-жоғын және басқа шарттарды көрсете аласыз. Әдетте, келісімшарттар хронологиялық тәртіпте жасалады. Кезең аяқталғаннан кейін ұйым басшысымен құжатты жыпылықтап, нөмірлеп, қол қойған жөн. Осыдан кейін тізілімді мұрағатқа тапсырыңыз.
5-қадам
Сондай-ақ, регистрлерді құрастыру үшін сіз «Келісімшарттар тізілімі» деп аталатын арнайы жасалған бағдарламаны пайдалана аласыз. Бұл келісімшарттар бойынша төлемдерді, осы құжаттардың жарамдылық мерзімін бақылауға, сондай-ақ төленген сомалардың есебін жүргізуге мүмкіндік береді. Бағдарлама тізімдерді автоматты түрде жасайды, ол аяқталғаннан кейін қағазға басып шығаруға болады.
6-қадам
Үшінші әдіспен, яғни Excel бағдарламасын қолдана отырып тоқтауға болады. Кестедегі бағандарда бірінші әдісті қолданған кездегідей мазмұн болуы мүмкін. Кезеңнің соңында тізілімді басып шығарыңыз және бас бухгалтерге қол қою үшін беріңіз.
