Құжаттар жеке немесе мемлекеттік болғанына қарамастан, кәсіпорындағы немесе ұйымдағы кез келген құжаттаманың ажырамас бөлігі болып табылады. Құжаттар толтырылады, сұрыпталады, жіберіледі, қабылданады және т.б. Егер бірнеше құжаттар болса, онда тізілім жасау қажет - бұл іс жүргізушілердің және басқа санаттағы жұмысшылардың (экономистер, бухгалтерлер және т.б.) жұмысын жеңілдетіп қана қоймай, сонымен қатар басқа ұйымдардың қызметкерлерін, егер олар егер Сіз жіберетін құжаттар
Нұсқаулық
1-қадам
Бір санаттағы қажетті құжаттарды, яғни бір түрге қатысты құжаттарды жинаңыз (өндіріс шығындарын растайтын, қабылдау / сату құжаттары және т.б.). Әкімшілік құжаттарды бөлек жинаңыз: бұйрықтар, жарлықтар, бұйрықтар. Оларды авторлық бойынша сұрыптаңыз (ұйым басшысының бұйрықтары, бөлім басшыларының бұйрықтары және т.б.).
2-қадам
Бұрыннан сұрыпталған құжаттарды сақтауға арналған папкалар жасаңыз және барлығын хронологиялық тәртіпте сақтаңыз. Әр папкаға тізімдеме жасаңыз. Оларға түгендеу нөмірін беріңіз.
3-қадам
Парақты бағандар мен жолдарға бөле отырып, тиісті өрістермен құжаттар негізінде кесте құрыңыз. Бағандарға құжаттың мақсаты мен оның функционалдылығына сәйкес қол қойыңыз. Сонымен бірге, бір немесе басқа себептер бойынша құжатты қайта-қайта ашып, оны сол немесе басқа себептермен зерделеудің қажеті болмауы үшін, тізілімде құжаттар туралы толық ақпарат болуы керек екенін ұмытпаңыз. Мәселен, мысалы, шығындарды растайтын құжаттар тізілімінде келесі бағандар болуы керек: құжат нөмірі, атауы, құжат мазмұны, сома және құжаттың қайтарылуындағы белгі.
4-қадам
Өз кезегінде АҚ, АҚ акционерлерінің құжаттар тізілімі және т.б. акцияларға құқықтарын белгілей отырып, тізілімге тіркелген барлық тұлғаларды сәйкестендіру, тізілімде тіркелген адамдардың акцияларынан кірістер алу, акциялардың барлық иелері туралы мәліметтер жинау, сондай-ақ олардың кездесулер мен басқа да іс-шаралар туралы хабарламалардың барлық түрлерін алуы.
5-қадам
Болашақта сізге ыңғайлы және іздеу жылдамдығы үшін құжаттар тізілімін жасаған кезде барлық жазбаларды хронологиялық тәртіпте жүргізу қажет екенін білгеніңіз жөн.
6-қадам
Құжаттар тізілімі дұрыс құрастырылған жағдайда ғана сізге қосымша уақыт іздеуге тура келмейді, қажет қағазды тез және оңай таба аласыз, қажетті сұраныс немесе хабарлама жібере аласыз және жай ғана өз жұмысыңызды жоғары сапада жасай аласыз.
